Hướng dẫn xây dựng Tổ chức Hiệu suất cao

Hiệu suất cao là đạt được Kết quả cao hơn, với ít Nguồn lực hơn.

Ở cấp độ Tổ chức, cơ bản thì:

• Kết quả là Doanh thu,
• còn Nguồn lực chính là Chi phí.

Hầu hết các Tổ chức (kinh doanh) đều hướng tới trạng thái Hiệu suất cao. Tức là:

Đạt được Doanh thu cao hơn, với Chi phí ít hơn!

Thực tế thì:

Hiệu suất cao giống như một Ngọn núi không có Đỉnh. Tại sao lại vậy?

Bởi vì:

• Khi đạt được Kết quả (doanh thu) A, thì ngay lập tức, chúng ta sẽ muốn đạt được Kết quả B cao hơn. Rồi đến Kết quả C cao hơn nữa…
• Tương tự, Nguồn lực (chi phí) đang ở mức X, thì chúng ta muốn giảm xuống mức Y. Rồi tiếp tục giảm xuống mức Z…

Cứ liên tục như vậy… Năm sau, mục tiêu cao hơn năm trước!

Nó giống như một cuộc hành trình không có điểm kết thúc:

• Chúng ta nhìn lên Đỉnh núi, đặt ra các Cột mốc, rồi leo lên.
• Chúng ta nhìn thấy Đỉnh núi, rất rõ ràng, nhưng không bao giờ tới được đó.

Đây chính là nguyên lý cốt lõi của việc Xây dựng Tổ chức Hiệu suất cao.

Nó là một cuộc hành trình, chứ không phải đích đến!

Có 3 yếu tố quan trọng giúp bạn tham gia cuộc hành trình này:

1. Đỉnh núi: một mô hình Tổ chức để bạn hướng tới.
2. các Cột mốc: một Lộ trình giúp bạn từng bước xây dựng tổ chức.
3. La bàn: một Công cụ giúp bạn định vị và căn chỉnh hướng đi.

Phần 1: ĐỈNH NÚI – Một mô hình Tổ chức để bạn hướng tới

Quan điểm quản trị (mà bạn lựa chọn) sẽ dẫn dắt cách bạn xây dựng và phát triển doanh nghiệp.

Có 2 quan điểm quản trị được áp dụng phổ biến.

Hãy xem tổ chức của bạn đang đi theo quan điểm nào?

Quan điểm #1: Tổ chức giống như một Cỗ máy

Với quan điểm này, nhà quản trị coi tổ chức giống như một cỗ máy, các đội nhóm và cá nhân thì giống như các bánh răng.

Nguyên lý quản trị:

• Cỗ máy hoạt động hiệu quả khi các bánh răng chạy trơn tru.
• Muốn hiệu quả cao nhất, nhà quản trị đặt ra kỳ vọng và kiểm soát để tổ chức chạy hết công suất.

Để áp dụng nguyên lý này, nhà quản trị thực hiện 4 vai trò then chốt như sau:

1. Xây dựng cỗ máy: Thiết kế các hệ thống, quy trình, quy định và cơ chế chính sách.
2. Vận hành cỗ máy: Đặt mục tiêu, lập kế hoạch và tổ chức thực hiện.
3. Giám sát cỗ máy: Kiểm soát việc tuân thủ hệ thống, quy trình, quy định của các cá nhân và đội nhóm.
4. Tối ưu hóa cỗ máy: Đánh giá và điều chỉnh để tối ưu hóa hiệu suất hoạt động.

Ưu điểm:

• Ổn định,
• Chính xác,
• Và dễ kiểm soát.

Nhược điểm:

• Thiếu linh hoạt,
• Và chậm thích ứng với sự thay đổi.

Quan điểm tổ chức giống như một cỗ máy được hình thành từ nền kinh tế công nghiệp.

Ban đầu, mô hình này được áp dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp sản xuất, sau đó, nó lan rộng sang các ngành nghề kinh doanh khác và trở nên phổ biến.

Quan điểm #2: Tổ chức là một Khả năng

Với quan điểm này, nhà quản trị coi tổ chức, đội nhóm và cá nhân là những khả năng có thể co giãn linh hoạt.

Nguyên lý quản trị:

• Khả năng được phát huy khi có môi trường sống phù hợp (kiểu như cá gặp nước).
• Muốn hiệu quả cao nhất, nhà quản trị định hướng và tạo điều kiện để tổ chức phát huy tối đa khả năng.

Để áp dụng nguyên lý này, nhà quản trị thực hiện 4 vai trò then chốt như sau:

1. Định hướng khả năng: Thiết lập tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu chiến lược để định hướng tổ chức.
2. Kết nối khả năng: Liên kết các nguồn lực và các bên liên quan để thực hiện.
3. Phát huy khả năng: Thiết kế các hệ thống để tạo điều kiện cho đội nhóm và cá nhân phát huy tối đa khả năng.
4. Thay đổi khả năng: Đánh giá và điều chỉnh để thích ứng với sự thay đổi của thị trường.

Ưu điểm:

• Linh hoạt,
• Thúc đẩy đổi mới, sáng tạo.
• Và thích ứng nhanh với sự thay đổi.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi trao quyền nhiều hơn.
• Và khó kiểm soát hơn.

Ban đầu, quan điểm tổ chức là một khả năng được áp dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp công nghệ, sau đó, nó lan rộng sang các ngành nghề kinh doanh khác và trở nên phổ biến.

Bạn lựa chọn quan điểm quản trị nào?

Mỗi mô hình đều có ưu nhược điểm riêng và đạt hiệu quả cao hơn trong những bối cảnh nhất định.

Qua quá trình tư vấn và làm việc cùng các doanh nghiệp, tôi nhận thấy có một số cách lựa chọn như sau:

#1. Ngành nghề kinh doanh:

Các ngành nghề ít thay đổi như xây dựng, sản xuất, nông nghiệp… thường áp dụng quan điểm Tổ chức như một cỗ máy.

Còn các ngành nghề năng động hơn như công nghệ, thương mại, dịch vụ… thường áp dụng quan điểm Tổ chức là một khả năng.

#2. Chiến lược phát triển:

Khi doanh nghiệp triển khai chiến lược vắt sữa, thu hoạch thị trường hoặc thu hẹp, rút lui khỏi thị trường… thì áp dụng quan điểm Tổ chức như một cỗ máy.

Còn với chiến lược tăng trưởng, mở rộng thị phần… thường áp dụng quan điểm Tổ chức là một khả năng.

#3. Quy mô tổ chức:

Hiện nay, các doanh nghiệp lớn thường lựa chọn phương án kết hợp, tức là áp dụng cả 2 mô hình.

Tùy theo đặc thù và chiến lược của từng đơn vị kinh doanh, mà doanh nghiệp áp dụng quan điểm phù hợp với đơn vị đó.

#4. Quan điểm cá nhân của nhà quản trị:

Một cách lựa chọn phổ biến nữa, đó là, nhà quản trị lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với phong cách và quan điểm cá nhân của mình.

Xu hướng quản trị đang thiên về quan điểm nào?

Môi trường kinh doanh hiện nay có một số đặc điểm:

• Nhu cầu của khách hàng ngày càng đa dạng và thay đổi nhanh.
• Rào cản gia nhập thị trường thấp, dẫn đến mức độ cạnh tranh ngày càng cao.
• Người lao động có nhu cầu cao hơn, ngoài thu nhập, nhân viên muốn được phát triển và cân bằng cuộc sống.
• Công nghệ phát triển thần tốc, tác động tới mọi yếu tố trong kinh doanh…

Đúc kết lại, thì môi trường kinh doanh hiện nay có nhiều biến động và thay đổi khó lường.

Điều này đỏi hỏi các doanh nghiệp phải linh hoạt trước các biến động và thích ứng nhanh với sự thay đổi. Do đó, xu hướng quản trị đang thiên nhiều hơn về quan điểm Tổ chức là một khả năng.

Tất nhiên, đây là xu hướng chung, còn với mỗi doanh nghiệp, nhà quản trị sẽ đưa ra lựa chọn phù hợp trong bối cảnh đặc thù riêng.

Câu hỏi đặt ra là:

Nếu tôi lựa chọn quan điểm tổ chức là một khả năng, thì nên xây dựng và phát triển tổ chức như thế nào?

Bạn có thể tham khảo Mô hình HPO để áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Mô hình Tổ chức Hiệu suất cao (HPO)

HPO: High Performance Organization

Mô hình HPO đúc kết và chọn lọc những yếu tố then chốt nhất giúp bạn xây dựng Tổ chức Hiệu suất cao, bao gồm:

Mô hình HPO chính là cái “Đỉnh núi” giúp bạn định hình hướng đi trong quá trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp.

Tiếp theo:

Phần 2: Các CỘT MỐC – một Lộ trình giúp bạn từng bước xây dựng tổ chức

Giả sử bạn đang đứng ở dưới chân núi, bắt đầu, tìm cách leo lên đỉnh.

Bạn sẽ bắt đầu như thế nào?

Hai cách tiếp cận phổ biến để xây dựng và phát triển Tổ chức

Cách 1: Bài bản ngay từ đầu.

Các tập đoàn lớn, khi setup một doanh nghiệp mới, họ thường làm bài bản ngay từ đầu. Ví dụ:

• Xác định một Chiến lược kinh doanh rõ ràng. Thậm chí, trước cả khi quyết định thành lập doanh nghiệp.
• Xây dựng cơ cấu tổ chức và hệ thống quy trình bài bản. Sau đó, mới tuyển dụng nhân sự để vận hành.
• Thiết lập hệ thống mục tiêu hoặc chỉ tiêu KPI để quản trị.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp (thường là thừa hưởng theo Tập đoàn mẹ).

Tóm lại là bài bản ngay từ đầu!

Cách 2: Từng bước hoàn thiện.

Các doanh nghiệp khởi nghiệp, thì thường làm ngược lại, ví dụ:

• Có một ý tưởng kinh doanh khả thi và thế là làm thôi. Không cần chiến lược gì cao siêu cả!
• Sau khi hoạt động một thời gian, doanh nghiệp mới bắt đầu chuẩn hóa các quy trình vận hành.
• Rồi xây dựng hệ thống quản trị mục tiêu hoặc KPI.
• Cuối cùng, mới đến chiến lược kinh doanh và văn hóa doanh nghiệp.

Đây gọi là từng bước hoàn thiện!

Dù bạn làm theo cách nào, thì xét về góc độ “Trưởng thành” của tổ chức, có 5 cấp độ như sau:

5 cấp độ Trưởng thành của Tổ chức

Giống như con người, trước khi đến độ tuổi trưởng thành, chúng ta trải qua các giai đoạn khác nhau.

Ví dụ như: Trẻ em, Nhi đồng, Thiếu nhi, Thanh niên, rồi Trưởng thành…

Tương tự, tổ chức cũng trải qua các giai đoạn cần thiết để trưởng thành.

Các giai đoạn này, giống như các Cột mốc để bạn hướng tới, trên cuộc hành trình xây dựng Tổ chức Hiệu suất cao.

Cấp độ #1: Quản lý theo Quy trình (MBP)

MBP: Management by Process

• Ở cấp độ này, tổ chức được vận hành theo các Quy trình.
• Mục đích chính là chuẩn hóa hoạt động và ổn định hiệu suất.

Ban đầu, doanh nghiệp thường xây dựng rất nhiều quy trình.

Mỗi quy trình được mô tả rất chi tiết, đôi khi, dẫn đến rườm rà. Khiến cho tổ chức trở nên cồng kềnh và chậm chạp.

Sau đó, tổ chức mới bắt đầu tinh gọn các quy trình và ứng dụng công nghệ để đạt hiệu quả cao hơn.

Cấp độ #2: Quản lý theo Mục tiêu (MBO)

MBO: Management by Objectives

• Doanh nghiệp bắt đầu Quản lý theo Mục tiêu, để định hướng toàn bộ hoạt động của tổ chức.
• Mục đích chính là cải tiến, đổi mới quy trình và nâng cao hiệu suất.

Khi mới áp dụng hệ thống Quản lý theo Mục tiêu, tổ chức thường đặt ra rất nhiều mục tiêu.

Dẫn đến sự phân tán, các mục tiêu thường rời rạc, không liên kết chặt chẽ với nhau, để cùng hướng về mục tiêu chung.

Sau một thời gian, hệ thống mục tiêu mới trở nên trọng điểm và đồng bộ hơn.

Cấp độ #3: Quản lý theo Chiến lược (SM)

SM: Strategic Management

• Ở cấp độ này, doanh nghiệp xây dựng Chiến lược Kinh doanh rõ ràng, để định hướng tổ chức trong dài hạn.
• Mục đích chính là tăng trưởng và phát triển trong dài hạn.

Khi mới xây dựng chiến lược, các doanh nghiệp thường mắc cạm bẫy tham vọng, đặt ra nhiều chiến lược kinh doanh khác nhau.

Nhưng nguồn lực và năng lực thực thi không có đủ, dẫn đến các mục tiêu chiến lược, thường bị thất bại.

Sau đó, rút kinh nghiệm, các chiến lược dần trở nên trọng điểm và hiệu quả hơn.

Cấp độ #4: Văn hóa Doanh nghiệp

• Đây là cấp độ tạo ra sự khác biệt về quản trị. Đôi khi, gọi vui là ở đẳng cấp khác!
• Mục đích chính là Gắn kết đội ngũ và Phát triển bền vững.

Ở cấp độ này, lãnh đạo trở thành “nhà lãnh đạo tinh thần” của tổ chức.

Tổ chức có bản sắc riêng giúp cán bộ nhân viên cảm thấy tự hào.

Cấp độ #5: Tổ chức Phụng sự

Cấp độ này không phổ biến, nên chúng ta sẽ bỏ qua.

Bây giờ:

Bạn hãy xem tổ chức của mình đang ở cấp độ nào?

Từ đó, nâng hạng tổ chức lên cấp độ tiếp theo!

Nhưng mà:

Tôi thấy doanh nghiệp của mình đã có Quy trình, có Mục tiêu, có Chiến lược, có cả Văn hóa…

Nhưng hiệu suất vẫn không cao?

Tất nhiên,

5 cấp độ Trưởng thành chỉ là các Cột mốc giúp bạn định hướng việc xây dựng và phát triển Tổ chức.

Còn về hiệu suất, nó phụ thuộc vào chất lượng của từng cấp độ.

Giống như tôi đã mô tả trong các cấp độ ở trên, ví dụ:

• Hai doanh nghiệp đều đã xây dựng hệ thống quy trình bài bản,
• Nhưng tổ chức nào có hệ thống quy trình tinh gọn và vận hành hiệu quả hơn, thì hiệu suất của tổ chức đó sẽ cao hơn.

Hay ở cấp độ Chiến lược:

• Hai doanh nghiệp đều có chiến lược kinh doanh rõ ràng.
• Nhưng chiến lược của doanh nghiệp nào chính xác hơn, tổ chức thực thi hiệu quả hơn, thì hiệu suất của tổ chức đó sẽ cao hơn.

Tức là, 5 cấp độ Trưởng thành của tổ chức, ngoài khía cạnh về số lượng, còn có khía cạnh quan trọng hơn… Đó là chất lượng của từng cấp độ.

Để nâng cao chất lượng các cấp độ, hãy tham khảo mô hình HPO (trình bày ở phần “Đỉnh núi”).

Phần 3: LA BÀN – Công cụ giúp bạn Định vị và Căn chỉnh hướng đi

Để định vị và căn chỉnh hướng đi trên cuộc hành trình xây dựng Tổ chức Hiệu suất cao.

Tôi cung cấp cho bạn một chiếc La bàn, đó là: Ma trận Giá trị & Hiệu suất.

Định vị: Bạn đang ở đâu trên ma trận?

Để định vị, bạn đánh giá 5 chỉ số dưới đây, để xác định tổ chức đang ở vùng nào (trên ma trận)?

Nhóm chỉ số Hiệu suất:

• Lợi nhuận.
• Doanh thu.
• Năng suất.

Đang ở mức Thấp, Trung bình, hay là Cao?

Nhóm chỉ số Giá trị:

• Mức độ hài lòng của khách hàng.
• Mức độ hài lòng của nhân viên.

Đang ở mức Thấp, Trung bình, hay là Cao?

Sau khi đánh giá 2 nhóm Chỉ số hiệu suất (KPI), bạn sẽ xác định được Tổ chức của mình đang ở Vùng nào trên ma trận:

Vùng #1: Mắc kẹt

• Giá trị Thấp + Hiệu suất Thấp
• Đây là nơi nhân viên mệt mỏi, khách hàng thì phàn nàn và doanh nghiệp không đạt hiệu quả.

Vùng #2: Sỏi đá

• Giá trị Thấp + Hiệu suất Cao
• Đây là nơi doanh nghiệp có hiệu quả, nhưng nhân viên thiếu niềm vui, còn khách hàng thì chưa thực sự hài lòng.

Vùng #3: Gia đình

• Giá trị Cao + Hiệu suất Thấp
• Đây là nơi nhân viên và khách hàng khá hài lòng, nhưng doanh nghiệp thì chưa đạt hiệu quả cao.

Vùng #4: Hiệu suất cao (Nơi làm việc tuyệt vời)

• Giá trị Cao + Hiệu suất Cao
• Đây là nơi nhân viên hài lòng, khách hàng sung sướng, doanh nghiệp hiệu quả.

Như vậy:

Bạn đã định vị được Tổ chức của mình đang ở đâu trên ma trận?

Bây giờ, bạn cần xác định hướng đi cho Tổ chức của mình, để tiến tới Vùng #4: Hiệu suất cao (Nơi làm việc tuyệt vời).

Căn chỉnh hướng đi: Làm thế nào để đạt mức Hiệu suất cao trong ngắn hạn và dài hạn?

Khi bạn đo lường 2 nhóm Chỉ số hiệu suất KPI (được liệt kê ở trên):

• Nếu thấy các chỉ số Giá trị ở mức cao (nhân viên hài lòng, khách hàng hài lòng),
• thì dự báo tương lai, các chỉ số Hiệu suất (doanh thu, lợi nhuận) sẽ tăng.

Ngược lại:

• Nếu các chỉ số Giá trị ở mức thấp,
• thì dự báo tương lai, các chỉ số Hiệu suất sẽ giảm.

Vì vậy, chúng ta cần căn chỉnh hai nhóm chỉ số này để đảm bảo mức hiệu suất cao không chỉ trong ngắn hạn, mà còn, trong dài hạn.

Giống như bạn “đi trên một sợi dây”:

• Khi bị nghiêng sang trái quá nhiều,
• để giữ được thăng bằng, bạn cần đẩy cơ thể mình sang bên phải.

Cụ thể thì:

Căn chỉnh hướng đi của tổ chức như thế nào?

Để căn chỉnh hướng đi, chúng ta định hướng tổ chức, theo 2 nhóm Mục tiêu (tương ứng với 2 trục của ma trận):

• Nhóm mục tiêu #1: Nâng cao Hiệu suất kinh doanh của tổ chức.
• Nhóm mục tiêu #2: Gia tăng Giá trị cho khách hàng và nhân viên.

Về bản chất: Gia tăng Giá trị là Gốc, còn Nâng cao Hiệu suất là Ngọn.

Tức là:

• Khi các chỉ số Giá trị ở mức cao, thì bạn tập trung nhiều hơn vào mục tiêu Nâng cao Hiệu suất.
• Còn khi các chỉ số Giá trị ở mức thấp, thì bạn tập trung nhiều hơn vào mục tiêu Gia tăng Giá trị.

Cuối cùng, tôi tóm lược một số ý chính để bạn tham khảo:

• Tổ chức Hiệu suất cao là một Ngọn núi không có Đỉnh.
• Đó là một cuộc hành trình, chứ không phải đích đến.

Vì cuộc hành trình này không có điểm kết thúc, nên điều quan trọng nhất là:

Hãy tận hưởng các trải nghiệm thú thị trên cuộc hành trình (dù thành công hay thất bại).

Đừng chờ tới Đỉnh mới ăn mừng, vì nó có đỉnh đâu?

Hãy ăn mừng ngay, khi có sự tiến bộ nào đó, hoặc ngay khi đạt được những thành công dù là nhỏ nhất.

 

Thanks for Sharing!