QUẢN LÝ HIỆU SUẤT là gì? phương pháp giúp bạn nâng cao hiệu quả của tổ chức

Lean-HR có hai mục tiêu lớn, bao gồm:

Nâng cao Hiệu suất của tổ chức, và
Gia tăng Giá trị cho cán bộ nhân viên.

Bài viết này, chia sẻ phương pháp, giúp bạn nâng cao hiệu suất của tổ chức!

Nhưng trước tiên, hãy trả lời 3 câu hỏi quan trọng:

Câu hỏi #1: Hiệu suất là gì?

Hiệu suất là khả năng tạo ra kết quả từ nguồn lực.

Ví dụ:

Hiệu suất của Nhân viên Bán hàng là: Khả năng tạo ra Doanh số.
Hiệu suất của Bộ phận Sản xuất là: Khả năng tạo ra Sản phẩm từ các nguyên vật liệu.

Từ khóa quan trọng ở đây là từ “Khả năng”.

Nếu không có khả năng, chúng ta không thể biến đổi “nguồn lực” thành “kết quả” như mong muốn.

Câu hỏi #2: Quản lý hiệu suất là gì?

Hiệu suất là khả năng tạo ra kết quả từ nguồn lực.

Vậy thì:

Quản lý hiệu suất chính là quản lý “cái khả năng” tạo ra kết quả từ nguồn lực đó.

Hãy xem xét một case study như sau:

Năm 2018, tôi tư vấn hiệu suất cho một doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại. Công ty có 28 nhân viên bán hàng.

Lúc đó, mục tiêu của chúng tôi là:

Nâng cao hiệu suất của đội ngũ bán hàng.

Nếu là bạn, bạn sẽ làm thế nào?

Nâng cao hiệu suất bán hàng ư? Bạn hiểu rồi mà: Chính là nâng cao “khả năng” tạo ra doanh số.

Trong trường hợp này, chúng tôi xác định “khả năng” tạo ra doanh số chính là “cách bán hàng”.

Từ 28 nhân viên, chúng tôi chọn ra 2 nhóm:

Nhóm #1: Bao gồm 6 nhân viên thường xuyên có doanh số cao nhất.
Nhóm #2: Bao gồm 5 nhân viên thường xuyên có doanh số thấp nhất.

Sau đó, chúng tôi phỏng vấn cả 2 nhóm này với cùng một bộ câu hỏi giống nhau (về cách bán hàng của họ).

Tiếp theo, chúng tôi so sánh câu trả lời của 2 nhóm. Mục đích là tìm ra sự khác biệt về “cách bán hàng” của Nhóm #1 (có doanh số cao) với Nhóm #2 (có doanh số thấp).

Cuối cùng, chúng tôi khám phá ra 2 điểm khác biệt lớn, đó là:

Thứ nhất, nhóm #1 luôn tìm hiểu rất kỹ về khách hàng trước khi giới thiệu sản phẩm. Còn nhóm #2 chỉ tìm hiểu thông tin sơ bộ.
Thứ hai, nhóm #1 nêu rõ được lợi ích mà khách hàng nhận được khi sử dụng sản phẩm. Còn nhóm #2 chỉ giới thiệu về tính năng sản phẩm.

Aha! Giải pháp đã rõ ràng!

Chúng tôi bổ sung 2 điểm khác biệt này vào quy trình bán hàng và bố trí luôn 6 nhân viên của nhóm #1 đào tạo và kèm cặp các nhân viên còn lại.

Kết quả sau 3 tháng, doanh số trung bình tăng 16%. Không quá lớn, nhưng rất đáng khích lệ đúng không bạn?

Tóm lại:

Quản lý hiệu suất là “quản lý khả năng” tạo ra kết quả từ nguồn lực.

Mục đích của quản lý hiệu suất là “nâng cao khả năng” nhằm tăng kết quả và giảm nguồn lực.

Ví dụ trong case study nêu trên:

Chúng tôi xác định “khả năng” tạo ra doanh số chính là “cách bán hàng” của nhân viên.
Sau đó, chúng tôi nâng cao khả năng này bằng cách cải tiến quy trình bán hàng và tổ chức đào tạo lại cho các nhân viên.

Vâng! Đó chính là hoạt động Quản lý hiệu suất.

Câu hỏi #3: Sự khác nhau giữa Quản lý hiệu suất và Đánh giá hiệu quả làm việc?

Rất nhiều doanh nghiệp xây dựng KPI để “Đánh giá hiệu quả làm việc” của cán bộ nhân viên. Cơ bản cách làm như sau:

Đầu kỳ, xây dựng chỉ tiêu KPI.
Cuối kỳ, đánh giá % hoàn thành hoặc chấm điểm thực hiện KPI.

Bạn có đang làm như thế không?

Qua bài viết này, tôi hi vọng bạn nhận ra rằng “Đánh giá hiệu quả làm việc” là một phần (khá là nhỏ) của hoạt động “Quản lý hiệu suất”.

Dưới đây là 3 điểm khác nhau chính:

	Đánh giá Hiệu quả	Quản lý Hiệu suất
Bản chất	So sánh giữa kết quả đạt được với nguồn lực đã bỏ ra.	Tác động vào khả năng để tăng kết quả và giảm nguồn lực.
Phạm vi	Đánh giá hiệu quả là một phần trong Quản lý hiệu suất.	Quản lý hiệu suất rộng hơn và bao gồm cả việc Đánh giá hiệu quả.
Trọng tâm	Tập trung vào việc đo lường kết quả.	Tập trung vào việc nâng cao khả năng.

Chúng ta hãy tìm hiểu về:

3 yếu tố nền tảng trong quản lý hiệu suất

Để thực hiện mục tiêu Nâng cao Hiệu suất, bạn cần nắm được 3 yếu tố nền tảng sau đây:

Đo lường hiệu suất.
Công thức hiệu suất.
Quy trình nâng cao hiệu suất.

Nếu bạn hỏi tôi: “Cái gì đơn giản, dễ áp dụng, mà lại hiệu quả?”

Tôi sẽ trả lời ngay! Đó chính là:

Yếu tố #1: Đo lường hiệu suất

“Cái gì được đo lường, cái đó được cải thiện.” Peter Drucker

Như bạn đã biết, hiệu suất được đo lường bởi các chỉ số KPI (Key Performance Indicator). Ví dụ như:

KPI doanh thu,
KPI số lượng khách hàng
KPI điểm hài lòng
…

Khi bạn đo lường KPI, bạn có Dữ liệu.

Từ đó, bạn có thể vẽ biểu đồ, để theo dõi hiệu suất của tổ chức và hiệu suất của các phòng ban.

Trong biểu đồ hiệu suất, bạn nhìn thấy:

Đường màu xanh: là các điểm dữ liệu KPI.
Đường màu đỏ: được gọi là đường cơ sở.

Ghi chú: Nếu bạn chưa biết vẽ đường cơ sở, bạn có thể thay thế biểu đồ hiệu suất bằng biểu đồ Line (trong excel).

Bây giờ:

Bạn hãy thử phân tích các biểu đồ hiệu suất dưới đây:

Hình 1: Biểu đồ Hiệu suất tăng

Bạn (đường màu xanh): Doanh thu có xu hướng tăng trong 12 tháng qua.
Tôi (đường màu đỏ): Ồ, trong 12 tháng, nhóm bán hàng đã có 2 lần nâng cao được khả năng tạo doanh thu. Phải hỏi họ xem đã làm thế nào? để hướng dẫn cho các nhóm khác mới được.

Hình 2: Biểu đồ Hiệu suất hỗn loạn (6 tháng đầu năm) và Hiệu suất ổn định (6 tháng cuối năm)

Bạn (đường màu xanh): 6 tháng đầu năm, doanh thu thấp. 6 tháng cuối năm, doanh thu cao hơn.
Tôi (đường màu đỏ): Hay quá! Cuối cùng thì khả năng tạo doanh thu của phòng kinh doanh cũng được chuẩn hóa. Có thể họ đã tìm được một quy trình bán hàng phù hợp?

Hình 3: Biểu đồ Hiệu suất giảm

Bạn: 12 tháng qua, doanh thu sụt giảm nghiêm trọng.
Tôi: Phòng kinh doanh không vẽ biểu đồ hiệu suất à? Có biểu đồ, thì từ tháng 5 đã phải nhìn thấy xu hướng giảm, để xác định nguyên nhân và xử lý rồi chứ?

Khi đọc kỹ, bạn sẽ nhận ra rằng:

Phân tích ở trên chính là các lợi ích của việc đo lường và theo dõi hiệu suất.

Đôi khi, bạn không cần nói, chỉ cần mở biểu đồ hiệu suất ra…
Nhìn vào biểu đồ, tự mọi người sẽ biết phải làm gì để nâng cao hiệu suất.

Đó chính là “Sức mạnh không lời của dữ liệu”. Bạn hãy thử xem nhé!

Yếu tố #2: Công thức hiệu suất

Quay trở lại:

Hiệu suất là khả năng tạo ra kết quả từ nguồn lực.

Theo định nghĩa này, chúng ta có công thức hiệu suất như sau:

(Kết quả) = (Nguồn lực) x (Khả năng)

Đây là phép tính nhân, bởi vì:

Nếu có khả năng cao, thì chỉ cần tăng thêm một ít nguồn lực, kết quả sẽ tăng theo cấp số nhân. Ví dụ:

Một nhân viên có năng lực (khả năng) xuất sắc, thì họ chỉ cần làm thêm 1h, là đã có thể tạo ra nhiều kết quả.
Ngược lại, nếu năng lực (khả năng) thấp, dù có làm thêm 3h, thì kết quả cũng tăng nhưng không nhiều.

Tiếp theo, “Khả năng” tạo ra kết quả được chia làm 2 loại: Nội lực và Hiệp lực.

Nội lực:

Là khả năng độc lập.
Cá nhân/đội nhóm tự mình tạo ra kết quả.

Trong đó, Nội lực được tạo nên bởi 2 yếu tố là:

Năng lực, và
Động lực.

Hiệp lực:

Là khả năng cộng tác.
Cá nhân/đội nhóm này phối hợp với cá nhân/đội nhóm khác, để cùng tạo ra kết quả.

Sau khi phân tách, chúng ta có công thức hiệu suất như sau:

(Kết quả) = (Nguồn lực) x [(Năng lực) + (Động lực) + (Hiệp lực)]

Tức là, để nâng cao hiệu suất, bạn có 4 cách:

Tăng Nguồn lực. (ví dụ: làm thêm giờ).
Tăng Năng lực. (ví dụ: đào tạo kỹ năng).
Tăng Động lực. (ví dụ: bổ sung chính sách thưởng).
Tăng Hiệp lực. (ví dụ: xây dựng quy trình phối hợp giữa 2 bộ phận).

Dựa vào Công thức hiệu suất, bạn có thể:

Chọn một hoặc một số yếu tố ưu tiên.
Sau đó, phát triển sáng kiến để tác động vào yếu tố đó, nhằm nâng cao hiệu suất của cá nhân, đội nhóm và tổ chức.

Yếu tố #3: Quy trình nâng cao hiệu suất

Bây giờ,

Đã đến lúc, chúng ta lắp ráp các mảnh ghép lại với nhau, thành một quy trình để nâng cao hiệu suất.

Quy trình nâng cao hiệu suất bao gồm 3 bước:

Bước 1: Xác định hiệu suất hiện tại (Điểm A).

Bằng cách đo lường KPI và theo dõi biểu đồ hiệu suất.

Bước 2: Thiết lập hiệu suất kỳ vọng (Điểm B).

Ở bước này, bạn có thể sử dụng KPI (giao chỉ tiêu) hoặc OKR (thiết lập mục tiêu).

Bước 3: Lựa chọn cách đi từ A tới B.

Dựa vào Công thức hiệu suất, bạn có thể sử dụng phương án tăng nguồn lực (thời gian, ngân sách, nhân sự) hoặc tăng khả năng (năng lực, động lực, hiệp lực).

Sau đó, phát triển sáng kiến và lập kế hoạch để triển khai.

Rất tinh gọn phải không?

Với quy trình này, bạn có thể áp dụng cho bất kỳ KPI nào mà bạn muốn cải thiện.

Xây dựng hệ thống quản lý hiệu suất (PMS)

PMS: Performance Management System.

Một trong những nhiệm vụ thách thức nhất của HR chính là xây dựng hệ thống PMS cho doanh nghiệp. Đây là một bài toán khó!

Hiện tại, có hai mô hình được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến, bao gồm:

PMS 1.0 – Hệ thống Quản lý hiệu suất cơ bản.
PMS 2.0 – Hiệu suất Quản lý hiệu suất liên tục.

PMS 1.0 – Hệ thống quản lý hiệu suất cơ bản

Mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình này khác nhau, nhưng về cơ bản, thì PMS 1.0 được triển khai theo 3 bước:

Đầu kỳ, giao chỉ tiêu KPI.
Sau đó, giám sát tiến độ thực hiện KPI.
Cuối kỳ, đánh giá % hoàn thành KPI.

PMS 1.0 thường tập trung vào điểm đầu (giao chỉ tiêu KPI) và điểm cuối (đánh giá KPI). Nó ít tập trung vào việc “nâng cao khả năng”.

Tức là, PMS 1.0 thường thiên về “đánh giá hiệu quả” hơn là “quản lý hiệu suất”.

PMS 2.0 – Hệ thống quản lý hiệu suất liên tục

PMS 2.0 là một phiên bản nâng cấp của PMS 1.0, nó bao gồm 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Phân tích hiện trạng hiệu suất (điểm A) và thiết lập mục tiêu ưu tiên (điểm B).
Giai đoạn 2: Phản hồi liên tục với CFR (Check-in, phản hồi và ghi nhận).
Giai đoạn 3: Đánh giá và phát triển.

Khác với PMS 1.0 truyền thống, hệ thống PMS 2.0 tập trung vào việc “nâng cao khả năng” thông qua hoạt động phản hồi liên tục với CFR. Vì vậy, nó được gọi là “Hệ thống Quản lý hiệu suất liên tục“.

Bạn thì sao?