Phỏng Vấn Giữ Chân: 5 Câu Hỏi Then Chốt Giúp Giữ Chân Nhân Tài

Một buổi sáng thứ Hai, bạn nhận được email xin nghỉ việc từ một nhân sự chủ chốt. Cảm giác bất ngờ, hụt hẫng và một loạt câu hỏi hiện ra: “Tại sao? Vấn đề là gì? Giá như mình biết sớm hơn…”. Đây là kịch bản quen thuộc và tốn kém mà nhiều CEO, nhà quản lý SME tại Việt Nam phải đối mặt. Chúng ta thường chỉ biết lý do nhân viên ra đi khi mọi chuyện đã quá muộn, thông qua một buổi “Phỏng vấn thôi việc” (Exit Interview) mang tính thủ tục.

Nhưng nếu có một cách để ngăn chặn “cơn chảy máu chất xám” này ngay từ đầu thì sao?

Đó chính là mục đích của Phỏng vấn giữ chân (Stay Interview) – một công cụ nhân sự chủ động, mạnh mẽ nhưng lại thường bị bỏ qua. Trong bối cảnh xây dựng một Hành trình Trải nghiệm Nhân viên (Employee Journey) toàn diện, Phỏng vấn giữ chân chính là một “điểm chạm” quan trọng, giúp bạn lắng nghe và hành động trước khi quá muộn.

Phỏng vấn giữ chân (Stay Interview) là gì?

Định nghĩa đơn giản và mục đích cốt lõi

Phỏng vấn giữ chân (Stay Interview) là một cuộc trò chuyện có cấu trúc, cởi mở giữa quản lý trực tiếp và một nhân viên đang làm việc hiệu quả.

Mục đích của nó không phải để đánh giá hiệu suất, mà là để tìm hiểu:

• Điều gì khiến nhân viên hài lòng và gắn bó với công việc?
• Những yếu tố nào đang là động lực chính giúp họ ở lại?
• Công ty và người quản lý có thể làm gì để cải thiện trải nghiệm làm việc của họ?

Nói cách khác, thay vì hỏi “Tại sao bạn nghỉ?”, chúng ta chủ động hỏi “Điều gì giữ bạn ở lại và làm sao để chúng tôi giữ bạn ở lại lâu hơn?”.

Tại sao SME nên ưu tiên Phỏng vấn giữ chân thay vì chỉ làm Phỏng vấn thôi việc?

Nhiều doanh nghiệp vẫn coi Phỏng vấn thôi việc (Exit Interview) là công cụ duy nhất để thu thập phản hồi. Tuy nhiên, đây là một cách tiếp cận “mất bò mới lo làm chuồng”. Hãy xem sự khác biệt cơ bản giữa hai phương pháp này.

Phỏng vấn Thôi việc (Exit Interview) – Tiếp cận BỊ ĐỘNG

• Thời điểm: Khi nhân viên đã quyết định nghỉ việc.
• Mục tiêu: Tìm hiểu lý do ra đi để “rút kinh nghiệm” cho tương lai.
• Bản chất: Là một cuộc “khám nghiệm tử thi”. Bạn chỉ có thể tìm ra nguyên nhân của một vấn đề đã xảy ra.
• Hạn chế:
• Thông tin không trung thực: Nhân viên có thể ngại chia sẻ thật lòng để “giữ quan hệ” hoặc vì không còn thấy ích lợi gì.
• Quá muộn để hành động: Bạn không thể giữ lại nhân viên đó nữa.
• Tạo cảm giác tiêu cực: Tập trung vào những gì đã sai.

Phỏng vấn Giữ chân (Stay Interview) – Tiếp cận CHỦ ĐỘNG

• Thời điểm: Diễn ra định kỳ trong suốt quá trình nhân viên làm việc.
• Mục tiêu: Tìm hiểu lý do ở lại để củng cố và cải thiện, ngăn chặn ý định nghỉ việc.
• Bản chất: Là một cuộc “khám sức khỏe định kỳ”. Bạn phát hiện và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
• Lợi ích vượt trội:
• Thông tin chính xác, kịp thời: Nhân viên đang gắn bó sẽ cởi mở hơn về những gì họ thực sự cần.
• Cơ hội hành động ngay lập tức: Bạn có thể điều chỉnh chính sách, môi trường làm việc hoặc cách quản lý để cải thiện trải nghiệm.
• Xây dựng lòng tin: Cho thấy công ty và người quản lý thực sự quan tâm đến sự phát triển và hạnh phúc của nhân viên.
• Giảm tỷ lệ nghỉ việc: Giải quyết gốc rễ vấn đề trước khi nó dẫn đến quyết định ra đi.

Đối với các SME có nguồn lực hạn chế, mất một nhân sự chủ chốt có thể gây ra tổn thất nặng nề. Do đó, việc đầu tư thời gian vào Phỏng vấn giữ chân là một chiến lược quản trị thông minh và tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều.

5 Câu hỏi cốt lõi cho một buổi Phỏng vấn giữ chân hiệu quả

Một buổi Phỏng vấn giữ chân thành công không phải là một buổi hỏi cung. Đó là một cuộc đối thoại chân thành. Dưới đây là 5 câu hỏi then chốt để khơi gợi những chia sẻ giá trị từ nhân viên của bạn.

Lưu ý: Hãy tạo một không gian riêng tư, thoải mái và nhấn mạnh rằng đây là một buổi trò chuyện cởi mở, không phải buổi đánh giá hiệu suất.

Câu 1: “Điều gì khiến anh/chị hào hứng, mong chờ được đi làm mỗi sáng?”

• Tại sao cần hỏi: Câu hỏi này giúp bạn xác định các “yếu tố níu chân” (retention factors) quan trọng nhất đối với cá nhân nhân viên đó. Đó có thể là một dự án thú vị, mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, văn hóa công ty, hay cơ hội học hỏi.
• Cách khai thác: Khi họ trả lời, hãy hỏi sâu hơn: “Anh/chị có thể kể cụ thể hơn về dự án đó không?” hoặc “Điều gì ở môi trường làm việc khiến anh/chị cảm thấy gắn kết?”. Những thông tin này là vàng, giúp bạn biết cần phải duy trì và phát huy những gì.

Câu 2: “Lần gần đây nhất anh/chị nghĩ đến việc tìm một công việc khác là khi nào và điều gì đã thúc đẩy suy nghĩ đó?”

• Tại sao cần hỏi: Đây là câu hỏi trực diện nhưng cực kỳ quan trọng để phát hiện các “yếu tố đẩy đi” (push factors). Nó có thể hơi nhạy cảm, vì vậy người quản lý cần thể hiện sự đồng cảm và cam kết lắng nghe không phán xét.
• Cách khai thác: Câu trả lời có thể là một chính sách lương thưởng không công bằng, một xung đột chưa được giải quyết, cảm giác quá tải hoặc một giai đoạn công việc nhàm chán. Đây chính là những “cảnh báo sớm” mà bạn cần hành động ngay.

Câu 3: “Anh/chị cảm thấy kỹ năng và tài năng của mình có đang được tận dụng tối đa không? Nếu chưa, chúng ta có thể làm gì để thay đổi điều đó?”

• Tại sao cần hỏi: Nhân tài luôn muốn phát triển và đóng góp. Nếu họ cảm thấy bị “kẹt”, không được dùng đúng sở trường, họ sẽ sớm tìm nơi khác để tỏa sáng. Câu hỏi này cho thấy bạn quan tâm đến lộ trình sự nghiệp của họ.
• Cách khai thác: Lắng nghe những mong muốn của họ về việc học thêm kỹ năng mới, tham gia các dự án thách thức hơn, hoặc được trao nhiều quyền hơn. Đây là cơ sở để bạn xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân (IDP) cho họ.

Câu 4: “Anh/chị nhận được sự công nhận và phản hồi về công việc của mình như thế nào? Anh/chị có mong muốn điều gì khác đi không?”

• Tại sao cần hỏi: Sự công nhận không chỉ là lương thưởng. Nó là lời cảm ơn, sự ghi nhận nỗ lực trong cuộc họp, hay những phản hồi mang tính xây dựng. Mỗi người có một mong muốn khác nhau về cách được công nhận.
• Cách khai thác: Câu hỏi này giúp bạn điều chỉnh cách ghi nhận và phản hồi cho phù hợp với từng cá nhân, làm tăng đáng kể mức độ hài lòng và động lực của họ.

Câu 5: “Với vai trò là quản lý của anh/chị, tôi có thể làm gì để công việc và trải nghiệm của anh/chị tại công ty trở nên tốt hơn?”

• Tại sao cần hỏi: Câu hỏi này thể hiện sự khiêm tốn và tinh thần cầu thị của người quản lý. Nó mở ra cánh cửa cho những phản hồi thẳng thắn về phong cách lãnh đạo và cách hỗ trợ của bạn. “People don’t leave jobs, they leave bosses” – câu nói này luôn đúng.
• Cách khai thác: Hãy chuẩn bị tinh thần để lắng nghe những góp ý trực diện. Đây là cơ hội quý giá để bạn trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn và xây dựng mối quan hệ tin cậy, bền chặt với nhân viên của mình.

Triển khai Phỏng vấn giữ chân tại SME: Vài lưu ý quan trọng

• Ai nên thực hiện? Quản lý trực tiếp là người phù hợp nhất. Họ là người gần gũi và có ảnh hưởng lớn nhất đến trải nghiệm hàng ngày của nhân viên. HR có thể đóng vai trò huấn luyện và cung cấp bộ câu hỏi.
• Tần suất như thế nào? Ít nhất một lần mỗi năm cho các nhân viên chủ chốt. Đối với nhân viên mới, có thể thực hiện sau 90 ngày làm việc để nắm bắt sớm các vấn đề.
• Làm gì sau buổi phỏng vấn? Đây là bước quyết định sự thành công. Hãy tổng hợp các ghi chú, xác định những điểm cần hành động và cam kết thực hiện chúng. Nếu bạn hỏi mà không làm gì, bạn sẽ phá vỡ lòng tin của nhân viên nhanh hơn cả việc không hỏi. Hãy theo dõi và cập nhật tiến độ với nhân viên.

Kết luận

Trong cuộc chiến giành và giữ chân nhân tài, các SME không thể chỉ dựa vào may mắn hay những hành động muộn màng. Phỏng vấn giữ chân là một chiến lược phòng thủ chủ động, một khoản đầu tư nhỏ về thời gian nhưng mang lại lợi tức khổng lồ về sự gắn kết, hiệu suất và sự ổn định của đội ngũ.

Đừng chờ đợi lá đơn xin nghỉ việc tiếp theo. Hãy bắt đầu những cuộc trò chuyện ý nghĩa ngay hôm nay.