Nội dung chính
Một nhân viên mới đầy tiềm năng, hồ sơ ấn tượng, phỏng vấn xuất sắc. Bạn tin rằng họ sẽ là một sự bổ sung tuyệt vời cho đội ngũ. Nhưng chỉ sau 3 tháng, họ xin nghỉ việc với lý do “không phù hợp”. Tình huống này quen thuộc với không ít CEO và quản lý tại các SME Việt Nam. Thủ phạm thường được chỉ điểm là quy trình onboarding yếu kém. Nhưng yếu kém ở đâu? Hầu hết đều cho rằng đó là trách nhiệm của phòng Nhân sự (HR).
Đây là một lầm tưởng tai hại.
Trong chuỗi bài viết luận bàn về “Onboarding: Từ Chào đón đến Gắn kết”, chúng ta đã hiểu onboarding là cả một quá trình hội nhập, chứ không chỉ là vài thủ tục ngày đầu. Và trong quá trình đó, người có ảnh hưởng lớn nhất đến sự thành công hay thất bại của một nhân viên mới không phải HR, mà chính là Quản lý trực tiếp.
Bài viết này sẽ đi sâu phân tích vai trò tối quan trọng của người quản lý và cung cấp một lộ trình hành động rõ ràng để bạn, với tư cách là nhà quản lý, có thể dẫn dắt quá trình onboarding thành công.
Quản lý trực tiếp, không phải HR, mới là ‘chìa khóa’ Onboarding thành công
Hãy hình dung quy trình onboarding như việc xây một ngôi nhà. Phòng HR sẽ là đội ngũ kiến trúc sư và thầu xây dựng. Họ cung cấp bản vẽ (chính sách công ty), chuẩn bị vật liệu (giấy tờ, thủ tục, trang thiết bị), và xây nên phần khung thô (buổi định hướng chung). Họ đảm bảo “ngôi nhà” có đủ công năng cơ bản và tuân thủ pháp luật.
Nhưng người biến ngôi nhà đó thành một “tổ ấm” – nơi nhân viên cảm thấy thuộc về, an toàn để phát triển và muốn gắn bó lâu dài – chính là Quản lý trực tiếp.
Sự khác biệt nằm ở vai trò và tần suất tương tác:
- HR: Tập trung vào quy trình và hệ thống. Họ tương tác mạnh mẽ trong tuần đầu tiên, sau đó vai trò mờ dần, chỉ xuất hiện khi có các vấn đề liên quan đến chính sách, lương thưởng.
- Quản lý trực tiếp: Tập trung vào con người và hiệu suất. Họ là người tương tác hàng ngày, định hướng công việc, đưa phản hồi, kết nối nhân viên với đội nhóm và văn hóa công ty.
Nghiên cứu của Gallup đã chỉ ra rằng, quản lý trực tiếp có thể ảnh hưởng đến 70% mức độ gắn kết của một nhân viên. Một nhân viên có thể yêu mến công ty, nhưng họ sẽ rời đi nếu không thể làm việc với người quản lý của mình. Trong giai đoạn 90 ngày đầu tiên đầy nhạy cảm, ảnh hưởng này còn lớn hơn gấp bội.
3 Trách nhiệm cốt lõi của Quản lý trong quy trình Onboarding
Thay vì phó mặc cho HR, một người quản lý xuất sắc sẽ chủ động dẫn dắt quá trình hội nhập của nhân viên mới thông qua 3 trách nhiệm chính sau:
1. Thiết lập kỳ vọng rõ ràng và một lộ trình thành công
“Rõ ràng là sức mạnh”. Nhân viên mới thường cảm thấy lạc lõng và không chắc chắn về những gì được mong đợi ở họ. Bản mô tả công việc là không đủ. Trách nhiệm của bạn là chuyển hóa nó thành những kỳ vọng cụ thể và một lộ trình 30-60-90 ngày.
- Trong 30 ngày đầu: Tập trung vào việc học hỏi và hòa nhập. Kỳ vọng không phải là tạo ra kết quả đột phá, mà là:
- Hiểu rõ về sản phẩm/dịch vụ, khách hàng mục tiêu.
- Nắm vững các quy trình làm việc cốt lõi của team.
- Xây dựng mối quan hệ ban đầu với các thành viên trong nhóm.
- Hoàn thành một vài nhiệm vụ nhỏ để “chiến thắng” và xây dựng sự tự tin.
- Trong 60 ngày tiếp theo: Bắt đầu đóng góp một cách độc lập hơn.
- Chủ động đảm nhận các công việc có quy mô vừa phải.
- Đưa ra những ý kiến, đóng góp đầu tiên để cải thiện quy trình.
- Mở rộng kết nối với các phòng ban liên quan.
- Đến ngày thứ 90: Hoàn toàn chủ động trong vai trò.
- Tự quản lý các dự án/công việc được giao.
- Bắt đầu định hình và đóng góp vào các mục tiêu lớn hơn của team.
- Trở thành một thành viên thực thụ, đáng tin cậy.
Bằng cách vạch ra lộ trình này, bạn cho nhân viên mới thấy một con đường rõ ràng để đi đến thành công, thay vì để họ tự dò dẫm trong bóng tối.
2. Check-in thường xuyên và chủ động
Đừng đợi đến buổi đánh giá cuối tháng. Trong giai đoạn đầu, các buổi check-in ngắn (15-30 phút) hàng tuần là cực kỳ quan trọng. Đây không phải là buổi báo cáo công việc, mà là một cuộc đối thoại cởi mở.
Một cấu trúc check-in hiệu quả nên xoay quanh 3 câu hỏi:
1. Thành công/Tiến bộ: “Tuần qua, bạn cảm thấy tự hào nhất về điều gì? Bạn đã học được gì mới?” (Giúp họ nhận ra sự tiến bộ và củng cố sự tự tin).
2. Thách thức/Khó khăn: “Bạn đang gặp khó khăn ở đâu? Có điều gì chưa rõ ràng khiến bạn bị tắc nghẽn không?” (Giúp bạn phát hiện sớm vấn đề và hỗ trợ kịp thời).
3. Hỗ trợ/Phản hồi: “Tôi có thể làm gì để giúp bạn tốt hơn trong tuần tới? Bạn có phản hồi gì cho tôi hoặc cho team không?” (Thể hiện sự quan tâm và xây dựng lòng tin).
Những buổi check-in này là cơ hội vàng để bạn điều chỉnh kỳ vọng, gỡ rối, và củng cố mối quan hệ. Sự chủ động của bạn cho thấy bạn thực sự đầu tư vào sự thành công của họ.
3. Tạo cơ hội kết nối và hòa nhập văn hóa
Một nhân viên chỉ thực sự gắn kết khi họ cảm thấy mình “thuộc về”. Trách nhiệm của người quản lý là kiến tạo môi trường đó.
- Kết nối đội nhóm: Đừng chỉ giới thiệu tên và chức vụ. Hãy tổ chức một buổi team lunch chào mừng. Chỉ định một “buddy” (người đồng hành) trong team để hướng dẫn những điều nhỏ nhặt hàng ngày. Trong các cuộc họp, hãy chủ động mời nhân viên mới chia sẻ ý kiến.
- Kết nối liên phòng ban: Chủ động giới thiệu nhân viên mới với những người chủ chốt ở các phòng ban khác mà họ sẽ làm việc cùng. Giải thích vai trò của từng người và cách họ sẽ tương tác. Điều này giúp nhân viên mới hiểu bức tranh toàn cảnh của tổ chức.
- Hòa nhập văn hóa “ngầm”: Mọi công ty đều có những “luật bất thành văn”. Ví dụ: kênh giao tiếp ưu tiên là Zalo hay email? Mọi người thường ăn trưa cùng nhau hay riêng lẻ? Việc trao đổi thẳng thắn được khuyến khích hay cần sự khéo léo? Chia sẻ những điều này giúp nhân viên mới tránh được những sai lầm xã giao không đáng có.
5 Sai lầm ‘chí mạng’ Quản lý thường mắc phải khi có nhân viên mới
Nhận biết các sai lầm phổ biến là bước đầu tiên để tránh chúng. Dưới đây là những “cái bẫy” mà nhiều quản lý SME thường mắc phải:
1. Tư duy “Thả cho tự bơi”: Đây là sai lầm phổ biến nhất. Quản lý quá bận rộn, chỉ giao việc và mong nhân viên tự tìm cách xoay xở. Kết quả là nhân viên cảm thấy bị bỏ rơi, không được hỗ trợ và nhanh chóng chán nản.
2. Dồn ép thông tin trong ngày đầu tiên: Cố gắng nhồi nhét mọi thứ về công ty, quy trình, sản phẩm… vào ngày đầu đi làm. Điều này gây quá tải và phản tác dụng. Hãy chia nhỏ thông tin và cung cấp theo lộ trình 30-60-90 ngày.
3. Bỏ quên việc kết nối con người: Chỉ tập trung vào giao việc và kiểm tra tiến độ mà quên mất việc giúp nhân viên xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp. Họ sẽ cảm thấy cô độc và khó hòa nhập.
4. Thiếu phản hồi hoặc chỉ phản hồi tiêu cực: Nhân viên mới rất cần phản hồi để biết mình đang đi đúng hướng hay không. Việc im lặng hoặc chỉ xuất hiện khi có sai sót sẽ giết chết động lực của họ.
5. Coi Onboarding là “việc của HR”: Như đã phân tích, đây là sai lầm về tư duy gốc rễ. Khi bạn đẩy trách nhiệm này cho HR, bạn đã tự tay từ bỏ công cụ mạnh mẽ nhất để xây dựng một đội ngũ hiệu suất cao và gắn kết.
Lời kết
Trong bối cảnh cạnh tranh nhân tài khốc liệt tại Việt Nam, giữ chân một nhân viên giỏi còn quan trọng hơn cả việc tuyển được họ. Quá trình onboarding chính là chiến trường quyết định bạn thắng hay thua trong cuộc chiến này.
Đừng xem onboarding là một gánh nặng hành chính. Hãy xem nó là một khoản đầu tư chiến lược vào con người. Với tư cách là một nhà quản lý, CEO, hay founder của một SME đang trên đà phát triển, việc bạn trực tiếp dẫn dắt, thiết lập kỳ vọng, check-in thường xuyên và kiến tạo kết nối cho nhân viên mới sẽ quyết định họ sẽ trở thành một tài sản quý giá hay một khoản chi phí tuyển dụng lãng phí.
Sự thành công của nhân viên chính là sự thành công của bạn. Và tất cả bắt đầu từ một quy trình onboarding có tâm và có tầm, do chính bạn làm người thuyền trưởng.
