Nội dung chính
Đối với các CEO, Founder hay quản lý cấp cao tại các SME đang phát triển, việc “kiêm nhiệm” công việc nhân sự không còn là điều xa lạ. Bạn biết rằng một phòng nhân sự chuyên nghiệp là chìa khóa để phát triển bền vững, nhưng bắt đầu từ đâu khi nguồn lực hạn chế và khối lượng công việc khổng lồ? Bài viết này, một phần quan trọng trong chuỗi chủ đề “Xây dựng Phòng Nhân sự từ Con số 0 cho SME”, sẽ cung cấp cho bạn một lộ trình ưu tiên rõ ràng và thực tế trong 3 tháng đầu tiên để xây dựng nền tảng nhân sự vững chắc, tránh khỏi những rủi ro pháp lý và tạo đà cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Chúng ta sẽ không cố gắng xây dựng một bộ máy HR hoàn hảo ngay lập tức, mà tập trung vào những bước đi thiết yếu, có tác động lớn nhất đến sự ổn định và tăng trưởng của công ty bạn.
Tháng 1: Ưu Tiên Hàng Đầu – Tuân Thủ Pháp Luật Lao Động
Tháng đầu tiên là thời điểm vàng để “dọn dẹp nhà cửa”, đảm bảo doanh nghiệp bạn hoạt động đúng luật. Sai sót trong tuân thủ không chỉ gây tốn kém mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và niềm tin của người lao động.
1.1. Rà Soát và Hoàn Thiện Hợp Đồng Lao Động
Hợp đồng lao động là xương sống của mọi mối quan hệ việc làm.
- Tại sao cần ưu tiên? Hợp đồng thiếu sót hoặc sai luật có thể dẫn đến tranh chấp, phạt hành chính và gây khó khăn trong việc quản lý nhân sự.
- Các bước thực hiện:
- Kiểm tra lại toàn bộ mẫu hợp đồng hiện có: Đảm bảo chúng tuân thủ Bộ Luật Lao Động hiện hành (ví dụ: các loại hợp đồng, thời hạn, các điều khoản bắt buộc như công việc, địa điểm làm việc, mức lương, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, BHXH, an toàn vệ sinh lao động…).
- Tiêu chuẩn hóa các điều khoản quan trọng: Quy định rõ ràng về thử việc, trách nhiệm công việc, chính sách bảo mật thông tin, sở hữu trí tuệ (nếu có), quy trình chấm dứt hợp đồng.
- Phân loại hợp đồng: Đảm bảo phân loại đúng các loại hợp đồng (xác định thời hạn, không xác định thời hạn, khoán việc, cộng tác viên) để tránh rủi ro về nghĩa vụ.
- Sai lầm cần tránh: Sử dụng mẫu hợp đồng cũ, sao chép từ công ty khác mà không chỉnh sửa, không ký kết hợp đồng đầy đủ hoặc không có phụ lục kèm theo khi có thay đổi.
1.2. Đảm Bảo Tuân Thủ Chế Độ Bảo Hiểm Xã Hội (BHXH), Y Tế (BHYT), Thất Nghiệp (BHTN)
Đây là nghĩa vụ bắt buộc của mọi doanh nghiệp và là quyền lợi cơ bản của người lao động.
- Tại sao cần ưu tiên? Vi phạm về BHXH có thể dẫn đến truy thu, phạt nặng, và gây bức xúc lớn cho người lao động, thậm chí bị kiện.
- Các bước thực hiện:
- Kiểm tra danh sách nhân sự tham gia BHXH: So sánh với danh sách lao động thực tế, đảm bảo tất cả nhân viên thuộc diện phải đóng BHXH đều được tham gia đầy đủ, đúng thời điểm.
- Rà soát mức đóng BHXH: Đảm bảo mức đóng BHXH dựa trên đúng mức lương ghi trong hợp đồng (không thấp hơn lương tối thiểu vùng).
- Quy trình báo tăng/giảm, chốt sổ BHXH: Thiết lập quy trình rõ ràng và đảm bảo thực hiện kịp thời để tránh phát sinh chi phí hoặc gián đoạn quyền lợi của người lao động.
- Sai lầm cần tránh: Né tránh đóng BHXH cho nhân viên thử việc, đóng thấp hơn mức quy định, chậm trễ báo tăng/giảm.
1.3. Xây Dựng và Rà Soát Nội Quy Lao Động
Nội quy lao động là kim chỉ nam cho hành vi và kỷ luật trong công ty.
- Tại sao cần ưu tiên? Một nội quy rõ ràng giúp duy trì trật tự, kỷ luật, đồng thời là căn cứ pháp lý để xử lý các vi phạm của người lao động. Nó cũng là công cụ để bảo vệ doanh nghiệp.
- Các bước thực hiện:
- Xây dựng hoặc cập nhật nội quy: Đảm bảo nội dung bao gồm các điều khoản bắt buộc theo luật (thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc, an toàn vệ sinh lao động, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất…) và phù hợp với văn hóa công ty.
- Tổ chức lấy ý kiến người lao động: Đây là yêu cầu bắt buộc và rất quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả của nội quy.
- Đăng ký nội quy lao động: Thực hiện thủ tục đăng ký với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đối với doanh nghiệp có 10 người lao động trở lên.
- Sai lầm cần tránh: Không có nội quy, nội quy chung chung, không được đăng ký hoặc không phổ biến đến người lao động.
Tháng 2: Chuẩn Hóa Quy Trình Tuyển Dụng và Hội Nhập
Sau khi ổn định nền tảng tuân thủ, tháng thứ hai tập trung vào việc thu hút và giữ chân nhân tài ngay từ bước đầu tiên. Một quy trình tuyển dụng và hội nhập chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt và giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng.
KEEP THIS TAG.
2.1. Xây Dựng Quy Trình Tuyển Dụng Rõ Ràng
Quy trình tuyển dụng chuẩn hóa giúp tìm đúng người, đúng việc một cách hiệu quả.
- Tại sao cần ưu tiên? Giảm thời gian và chi phí tuyển dụng, tăng chất lượng ứng viên, đảm bảo tính công bằng và chuyên nghiệp.
- Các bước thực hiện:
- Thiết lập các bước tuyển dụng: Từ tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng, đăng tin, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn (các vòng), kiểm tra, gửi offer letter, đến ký hợp đồng.
- Phân công trách nhiệm: Ai làm gì ở mỗi bước (quản lý, HR, phòng ban chuyên môn).
- Xác định các kênh tuyển dụng hiệu quả: Website công ty, mạng xã hội, các trang việc làm, giới thiệu nội bộ.
- Sai lầm cần tránh: Tuyển dụng cảm tính, không có quy trình, bỏ qua các bước quan trọng như kiểm tra tham chiếu hoặc làm rõ mô tả công việc.
2.2. Xây Dựng Mẫu Mô Tả Công Việc (Job Description – JD) Chuẩn
JD là bản vẽ cho vị trí công việc, là cơ sở cho tuyển dụng, đánh giá và phát triển.
- Tại sao cần ưu tiên? JD rõ ràng giúp ứng viên hiểu rõ vị trí, giúp người tuyển dụng đánh giá chính xác, và là cơ sở để nhân viên biết mình cần làm gì.
- Các bước thực hiện:
- Thiết kế mẫu JD tiêu chuẩn: Bao gồm Tên vị trí, Báo cáo cho ai, Mục đích công việc, Trách nhiệm chính, Yêu cầu (kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm), Quyền lợi.
- Phối hợp với trưởng phòng ban: Để đảm bảo JD phản ánh đúng yêu cầu công việc thực tế của từng vị trí.
- Lưu trữ tập trung: Xây dựng thư viện JD để dễ dàng sử dụng và cập nhật.
- Sai lầm cần tránh: JD quá chung chung hoặc quá dài dòng, không cập nhật, không được sử dụng làm căn cứ khi tuyển dụng và đánh giá.
2.3. Lập Checklist Onboarding (Hội Nhập) cho Nhân Viên Mới
Ấn tượng đầu tiên là vô cùng quan trọng. Một quy trình hội nhập bài bản giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón, hòa nhập nhanh và làm việc hiệu quả sớm hơn.
- Tại sao cần ưu tiên? Giảm tỷ lệ nhân viên mới nghỉ việc sớm, tăng sự gắn kết, rút ngắn thời gian làm quen công việc.
- Các bước thực hiện:
- Checklist trước ngày đầu tiên: Chuẩn bị chỗ ngồi, máy tính, tài khoản, giấy tờ, email, thông báo nội bộ.
- Checklist ngày đầu tiên: Giới thiệu phòng ban, giới thiệu về công ty (lịch sử, văn hóa, giá trị cốt lõi), phổ biến nội quy, ký kết giấy tờ.
- Checklist tuần/tháng đầu tiên: Gặp gỡ các bên liên quan, làm quen công việc, giao mục tiêu thử việc, hướng dẫn sử dụng công cụ, cung cấp người hướng dẫn (mentor/buddy).
- Sai lầm cần tránh: Bỏ mặc nhân viên mới tự xoay sở, không có ai hướng dẫn, thủ tục rườm rà.
Tháng 3: Xây Dựng Nền Tảng Lương Thưởng và Đánh Giá Đơn Giản
Khi đã có nền tảng pháp lý và quy trình tuyển dụng vững chắc, tháng thứ ba sẽ tập trung vào việc tạo động lực và đánh giá hiệu suất, nhưng với cách tiếp cận “đơn giản và hiệu quả” phù hợp với SME.
3.1. Rà Soát và Xây Dựng Bảng Lương Cơ Bản
Chính sách lương thưởng rõ ràng và công bằng là yếu tố then chốt để giữ chân nhân tài.
- Tại sao cần ưu tiên? Đảm bảo sự công bằng nội bộ, cạnh tranh với thị trường, tạo động lực làm việc và giảm thiểu tranh chấp về lương.
- Các bước thực hiện:
- Thu thập dữ liệu thị trường: Tìm hiểu mức lương trung bình cho các vị trí tương tự trong ngành và khu vực của bạn.
- Đánh giá cấu trúc lương hiện tại: Liệu có sự chênh lệch lớn giữa các vị trí tương đương? Mức lương khởi điểm có hấp dẫn không?
- Đề xuất khung lương cơ bản: Xây dựng một bảng lương có dải (range) cho từng cấp bậc/vị trí, bao gồm lương cứng và các phụ cấp cơ bản (điện thoại, ăn trưa…). Mục tiêu là công bằng, minh bạch và có khả năng phát triển sau này.
- Phân biệt lương gộp và lương thực nhận: Đảm bảo nhân viên hiểu rõ các khoản khấu trừ (BHXH, thuế TNCN).
- Sai lầm cần tránh: Lương thưởng cảm tính, không dựa trên thị trường hoặc hiệu suất, thiếu minh bạch gây bất mãn cho nhân viên.
3.2. Đề Xuất Khung Đánh Giá Hiệu Suất Đơn Giản
Đánh giá không phải để “phạt”, mà là để ghi nhận, định hướng và phát triển.
- Tại sao cần ưu tiên? Giúp nhân viên hiểu rõ kỳ vọng, nhận phản hồi để cải thiện, là cơ sở để phát triển nghề nghiệp và xem xét tăng lương, thăng chức.
- Các bước thực hiện:
- Thiết lập mục tiêu rõ ràng (SMART): Ngay từ khi bắt đầu công việc hoặc đầu kỳ đánh giá, mỗi nhân viên cần có mục tiêu cụ thể, đo lường được.
- Chọn phương pháp đánh giá đơn giản: Có thể bắt đầu với đánh giá 360 độ (nhưng thường quá phức tạp cho SME), hoặc phổ biến hơn là đánh giá từ quản lý trực tiếp dựa trên mục tiêu công việc và thái độ làm việc.
- Thiết kế mẫu biểu đánh giá đơn giản: Tập trung vào các yếu tố chính như kết quả công việc, kỹ năng, thái độ, khả năng hợp tác.
- Tần suất đánh giá: Định kỳ (ví dụ: sau thử việc, hàng quý, nửa năm một lần) và linh hoạt.
- Văn hóa phản hồi: Khuyến khích quản lý và nhân viên trao đổi thẳng thắn, mang tính xây dựng.
- Sai lầm cần tránh: Không đánh giá hoặc đánh giá hình thức, chỉ tập trung vào điểm yếu mà không có kế hoạch cải thiện, không gắn kết đánh giá với lương thưởng hoặc phát triển.
Lời Khuyên Vàng Cho Các CEO/Founder
- Không cầu toàn: Bắt đầu với những gì cần thiết nhất và hoàn thiện dần. “Done is better than perfect.”
- Giao tiếp minh bạch: Luôn giải thích lý do và ý nghĩa của các chính sách, quy trình nhân sự mới cho đội ngũ.
- Tìm kiếm sự hỗ trợ: Nếu bạn không phải là chuyên gia HR, hãy xem xét việc tham khảo ý kiến chuyên gia tư vấn hoặc sử dụng các công cụ/phần mềm hỗ trợ HR đơn giản.
- Tạo văn hóa học hỏi: Xem mỗi sai lầm là một bài học để cải thiện. HR là một hành trình liên tục điều chỉnh và phát triển.
Việc xây dựng một nền tảng nhân sự vững chắc trong 3 tháng đầu tiên là hoàn toàn khả thi nếu bạn có một lộ trình rõ ràng và tập trung. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới, không chỉ về doanh thu mà còn về nguồn lực con người – tài sản quý giá nhất.
