CHUYỂN ĐỔI SỐ: góc nhìn tinh gọn về tính ứng dụng

McKinsey & Company:

“Thách thức lớn nhất trong chuyển đổi số là Con người, không phải công nghệ.”

Tôi không phải là chuyên gia về công nghệ. Vì vậy:

Trong bài viết này, tôi chia sẻ một góc nhìn tinh gọn – về những trải nghiệm thành công và thất bại – khi áp dụng công nghệ hơn 10 năm qua.

Từ đó, đúc rút một số bài học, để bạn có thể tham khảo.

Mặc dù, hiện nay có rất nhiều công nghệ hiện đại, nhưng tôi trình bày những ví dụ công nghệ ĐƠN GIẢN nhất, để mọi người dễ hình dung.

3 khía cạnh ứng dụng trong chuyển đổi số

Online hóa.
Số hóa.
Tự động hóa.

#1. Online hóa: từ chiếc USB lên Đám Mây

Năm 2014, tôi tư vấn KPI cho một doanh nghiệp sản xuất.

Đó là một buổi họp quan trọng, nên tôi đến phòng họp từ rất sớm để chuẩn bị:

Tôi mở laptop, tìm file tài liệu để trình chiếu, thì ôi thôi…
file tài liệu đó lưu ở trong USB, còn chiếc USB, thì tôi để quên ở nhà!

Tình thế tiến thoái lưỡng nan… khiến tôi vã mồ hôi lạnh.

Tôi đành nói ra sự thật và xin lỗi khách hàng. Sau đó, chúng tôi phải họp “chay” mà không có tài liệu tham chiếu, rất bất tiện!

Anh CEO hỏi: Bên em chưa lên “Mây” à?
Tôi bối rối: “Mây” là gì vậy anh?

Cả phòng họp cười khúc khích, tôi cảm thấy khá xấu hổ, và cũng không hiểu tại sao?

Mây là “Cloud” online hóa dữ liệu ấy. Bên em nên chuyển sang sử dụng google drive đi…

Từ sau buổi họp hổ thẹn đó, chúng tôi đã sử dụng dịch vụ Workspace của Google để chuyển đổi toàn bộ hệ thống lên “Mây”. Online hóa toàn bộ!

Nhưng có một khó khăn nhỏ:

Lúc đó, chúng tôi có 15 cộng tác viên, làm việc từ xa…
Mọi người chưa quen với hệ thống Workspace, thậm chí, chưa biết nó là cái gì! Ngay cả tôi cũng chỉ mới tiếp cận.
Chúng tôi quyết tâm: Phải online hóa toàn bộ! Mọi người cùng mày mò, tìm hiểu và hướng dẫn lẫn nhau.

Sau này nhìn lại, tôi thấy đó là một trong những quyết định tuyệt vời!

Chúng tôi có thể phối hợp làm việc cùng nhau, mọi lúc mọi nơi…

Hơn nữa, tôi phát hiện ra, online hóa là nền tảng để tiếp tục ứng dụng công nghệ lên các cấp độ tiếp theo.

Online hóa: là việc đưa hệ thống dữ liệu và các hoạt động của doanh nghiệp lên “mây” (online).

Đây là giao diện website nội bộ. Tôi thiết kế năm 2015 bằng ứng dụng Google Sites (miễn phí), để tất cả thành viên cùng truy cập vào hệ thống làm việc online.

Hình thức nhìn hơi “nông dân” phải không bạn? Nhưng nó thật sự hiệu quả!

Ngày nay, các phần mềm online được thiết kế rất đẹp. Nhưng bài học chuyển đổi số đầu tiên tôi học được, đó là:

Nếu chưa biết gì về công nghệ, hãy bắt đầu từ những thứ đơn giản!

#2. Tự động hóa: Tham vọng hay Khả thi?

Tự động hóa: là thay thế các hoạt động của con người bằng máy móc và công nghệ.

Tức là, không cần con người tham gia vào công việc đó nữa!

Sau khi online hóa thành công! Chúng tôi như bị nghiện công nghệ…

Tôi nhận ra, với hệ thống Workspace, tôi có thể tự động hóa rất nhiều hoạt động.

Đầu tiên, tôi tạo ra hệ thống “Giao việc tự động” bằng google sheets. Với hệ thống này:

Tôi chỉ cần lập kế hoạch và giao việc trên google sheet.
Sau đó, các nhiệm vụ này sẽ tự động “nhảy” đến bảng công việc của từng thành viên.
Khi các thành viên hoàn thành công việc, tiến độ và báo cáo sẽ tự động update lên bảng Dashboard chung.

Tự động hóa:

Nhân viên không phải làm báo cáo nữa!

Quản lý thì Nhàn tênh!

Cảm giác lúc đó, thật lâng lâng khó tả!

Tham vọng mở rộng… Tôi nghĩ nếu mình có thể giúp các khách hàng xây dựng một hệ thống tự động như vậy, thì thật tuyệt vời!

Thế là… Khi tư vấn cho các doanh nghiệp, tôi cũng giúp khách hàng sử dụng Workspace để tự động hóa hệ thống luôn.

Nhưng sáng kiến này đã thất bại… Bởi vì:

Hệ thống tự động bằng google sheet khá phức tạp về mặt kỹ thuật (công thức).
Nên khi tôi hoàn thành dự án, cán bộ nhân viên của khách hàng không tự vận hành được…
Đặc biệt là khi phải chỉnh sửa và thay đổi hệ thống!

Cán bộ nhân viên không có đủ kỹ năng và cũng không đủ kiên nhẫn để mày mò từng công thức, từng kỹ thuật…

Sau này, qua nhiều lần ứng dụng công nghệ thất bại! Tôi rút ra một bài học quan trọng:

Muốn chuyển đổi số thành công:

Cán bộ nhân viên cần có nhận thức và tư duy đúng về việc áp dụng công nghệ.
Cũng như cần những kiến thức, kỹ năng cơ bản về công nghệ để từng bước làm chủ nó.

Chứ không tự nhiên vất oạch một cái phần mềm, rồi bảo mọi người làm đi, mà thành công ngay được!

Nó cần thời gian!

“Thách thức lớn nhất trong chuyển đổi số là con người, không phải công nghệ.” (McKinsey & Company)

#3. Số hóa: cần Big Data hay chỉ cần Small Data?

Bạn đã nghe nói, hoặc đã quen với thuật ngữ “Data driven“: Quản trị dựa trên dữ liệu?

Ra quyết định dựa trên Dữ liệu: Đó chính là mục đích của “Số hóa”.

Ví dụ, doanh nghiệp sử dụng phần mềm CRM. Trên đó, có các số liệu (định lượng) về Doanh số bán hàng và dữ liệu (định tính) về Phản hồi của khách hàng.

Bạn xem số liệu bán hàng và thấy:

Doanh số bán hàng đang giảm dần.

Sau đó, bạn nhìn sang dữ liệu phản hồi của khách hàng và thấy:

Khách hàng phàn nàn nhiều về sản phẩm A.

Bạn đọc chi tiết thì thấy:

Các phàn nàn tập trung vào tính năng B của sản phẩm A.

Từ ba dữ liệu đầu vào này, bạn có thể phân tích và ra quyết định rằng: Cần phải cải tiến chất lượng Tính năng B của Sản phẩm A.

Đó chính là “Số hóa” để Phân tích và Ra quyết định dựa trên Dữ liệu.

Sau nhiều năm tư vấn KPI và OKR cho các doanh nghiệp, tôi phát triển được một phương pháp, được gọi là “Đòn bẩy Hiệu suất”.

Phương pháp này, giúp các doanh nghiệp:

Phân tích dữ liệu KPI, từ đó, tìm ra đâu là Đòn bẩy Hiệu suất để tập trung nguồn lực.
Từ đó, vừa tăng trưởng được doanh thu, mà vẫn tối ưu được chi phí.

Ban đầu, tôi tự phân tích dữ liệu (làm bằng “cơm” excel). Kết quả phương pháp đòn bẩy đã thành công. Thật tuyệt vời!

Sau đó, tôi nghĩ:

Tại sao mình không tự động hóa việc phân tích này bằng phần mềm?

Thế là tôi triển khai xây dựng một phần mềm với tính năng gọi là Bản đồ KPI:

Khi các doanh nghiệp cập nhật dữ liệu KPI.
Thì phần mềm sẽ tự động phân tích và hiển thị kết quả để khách hàng biết: KPI nào là KPI đòn bẩy của doanh nghiệp?

Đây được gọi là một ý tưởng đơn giản về AI – Trí thông minh nhân tạo:

Đầu tiên, tôi tạo ra một mô hình phân tích dữ liệu (hiểu đơn giản là các Công thức toán học). Sau đó, lập trình (đào tạo công thức đó) cho phần mềm.
Tiếp theo, khi khách hàng cập nhật dữ liệu KPI, phần mềm sẽ tự động phân tích dữ liệu theo các kịch bản khác nhau.
Cuối cùng, phần mềm đưa ra kết luận đâu là Đòn bẩy Hiệu suất của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, sáng kiến này đã thất bại. Tại sao?

Bởi vì, để phân tích thì phần mềm cần có dữ liệu KPI đầu vào.
Thậm chí, là phải có rất nhiều dữ liệu, thì kết luận Đòn bẩy mới chính xác!
Tức là phải có một thứ gọi là “Big data” (dữ liệu lớn). Hiểu đơn giản là phải có rất nhiều dữ liệu.

Nhưng thực tế, đa số các doanh nghiệp không có “Big Data”. Chỉ có “Small Data”, các dữ liệu nhỏ thôi!

Mặc dù, không thể “tự động hóa” hoàn toàn hoạt động phân tích (do không có Big Data).

Nhưng việc kết hợp Small Data (dữ liệu nhỏ) và Kỹ năng phân tích dữ liệu, phương pháp Đòn bẩy Hiệu suất vẫn mang lại hiệu quả cao.

Qua trải nghiệm này, tôi rút ra một bài học về “Số hóa” (data driven), đó là:

Không cần hoàn hảo. Hiệu quả là được!

Ra quyết định dựa trên Dữ liệu: Đó chính là mục đích của “Số hóa”.

Nâng cao hơn là:

Phát triển thành AI – Trí thông minh nhân tạo – Công nghệ sẽ phân tích và ra quyết định thay cho con người.
Con người không phải suy nghĩ nữa!

Còn kết hợp cả AI và Tự động hóa, thì:

Công nghệ sẽ suy nghĩ và làm thay luôn cho con người.
Con người không phải nghĩ và cũng không phải làm nữa.

Tôi nghĩ chắc lúc đó, con người chúng ta, não vừa bé mà tay chân cũng bé luôn. Vì không phải nghĩ và cũng chẳng phải làm gì!

Vui chút thôi! Vì điều này sẽ không xảy ra.

Tóm lược:

Có 3 khía cạnh Ứng dụng của Chuyển đổi số:

Online hóa: Đưa hệ thống dữ liệu và các hoạt động của doanh nghiệp lên “mây” (online).
Số hóa: Quản lý hệ thống dữ liệu, để phân tích và ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Tự động hóa: Thay thế hoạt động của con người bằng máy móc và công nghệ.

Hiện tại, việc ứng dụng công nghệ để Online hóa khá là dễ dàng. Bạn chỉ cần sử dụng dịch vụ Office365 của Microsoft hoặc Workspace của Google, hoặc có rất nhiều các phần mềm khác để bạn tham khảo.

Bài toán còn lại là “Số hóa” và “Tự động hóa”.

Nhưng mà:

Chuyển đổi số để làm gì?

Xu hướng hiện nay là chuyển đổi số. Nhưng chuyển đổi số để làm gì?

Khi đi tư vấn, tôi thấy nhiều doanh nghiệp có dự án “Chuyển đổi số”. Tôi hỏi:

Mục tiêu của dự án chuyển đổi số này là gì?

Hầu hết câu trả lời là:

Để xây dựng phần mềm A, hoặc ứng dụng phần mềm B…
Cụ thể hơn, là để có báo cáo tự động, để quản lý công việc, quản lý thông tin khách hàng…

Một số quản lý dự án chia sẻ với tôi rằng:

Chuyển đổi số rộng quá, không biết nên bắt đầu từ đâu?

Tôi suy nghĩ thế này:

Trước khi có máy móc, công nghệ, thì các hoạt động trong doanh nghiệp đều do con người thực hiện cả.

Và các hoạt động này đều phục vụ 2 mục đích chính:

Gia tăng Giá trị cho khách hàng.
Nâng cao Hiệu suất của tổ chức.

Ví dụ:

Doanh nghiệp xây dựng một cái app (ứng dụng) để giúp khách hàng thuận tiện trong việc đặt hàng, theo dõi đơn hàng và thanh toán.

Đó chính là để gia tăng Giá trị cho khách hàng.

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm Quản lý công việc là để làm gì? Để Nâng cao hiệu suất của các đội nhóm và cá nhân.

Vì vậy, khi bạn triển khai một dự án Chuyển đổi số (hay đơn giản là xây dựng hoặc ứng dụng một phần mềm nào đó), hãy xác định rõ Mục tiêu của dự án:

Gia tăng Giá trị gì cho khách hàng?

Ví dụ: Mục tiêu là Rút ngắn thời gian giao hàng cho khách. Hoặc tạo ra Trải nghiệm vui vẻ khi truy cập.

Hay là để Nâng cao Hiệu suất của hoạt động nào trong doanh nghiệp?

Ví dụ: Mục tiêu là Tự động hóa hệ thống Báo cáo bán hàng. Để giảm người và thời gian làm báo cáo (chi phí).

Mục tiêu càng cụ thể rõ ràng, thì dự án càng dễ thành công và càng hiệu quả!

Đây chính là bài học sâu sắc nhất mà tôi đã nhận ra:

Mục tiêu của chuyển đổi số là để Gia tăng Giá trị cho khách hàng hoặc để Nâng cao Hiệu suất của hoạt động nào đó.

Cái này chính là điểm cốt tử đấy! Bạn nhớ nhé!

Bài học cuối cùng:

Qua nhiều năm, sử dụng nhiều phần mềm khác nhau. Tôi nhận ra rằng:

Theo dòng thời gian:

Chiến lược, mô hình kinh doanh và các hoạt động của doanh nghiệp liên tục thay đổi.
Về phía công nghệ, thì cũng liên tục phát triển. Công nghệ hôm nay rất tốt, ngày mai đã không còn hiệu quả.

Vì vậy, chuyển đổi số là một quá trình gần như không có điểm kết thúc:

“Chuyển đổi số là hành trình, không phải là đích đến.” (Satya Nadella, CEO Microsoft)

Bài viết là một góc nhìn tinh gọn về chuyển đổi số, tôi hi vọng va chạm thêm ý tưởng với bạn!

Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, Chia sẻ nó cho đồng nghiệp của mình!