Checklist Onboarding Chi Tiết (30-60-90 Ngày) + Mẫu Tải Về

Bạn đã bao giờ đầu tư hàng tuần, thậm chí hàng tháng để tuyển được một nhân tài, nhưng rồi lại thấy họ rời đi chỉ sau vài tháng ngắn ngủi? Đây là một “nỗi đau” quen thuộc của rất nhiều CEO và nhà quản lý SME tại Việt Nam. Nguyên nhân sâu xa thường không nằm ở lương thưởng hay công việc, mà ở một quy trình Onboarding (hội nhập) hời hợt, thiếu định hướng.

Trong bài viết “Luận bàn về Onboarding: Từ Chào đón đến Gắn kết”, chúng ta đã hiểu rằng Onboarding là một quá trình chiến lược, không chỉ là vài thủ tục hành chính ngày đầu. Bài viết này sẽ cung cấp công cụ thực thi cho chiến lược đó: một checklist onboarding chi tiết theo mô hình 30-60-90 ngày, được thiết kế đặc biệt cho môi trường linh hoạt của SME.

Tại sao SME cần một Checklist Onboarding bài bản hơn bao giờ hết?

Với các tập đoàn lớn, phòng Nhân sự có nguồn lực dồi dào để xây dựng các chương trình hội nhập phức tạp. Nhưng với SME, nơi mà CEO hay quản lý trực tiếp thường kiêm luôn vai trò “chăm sóc” nhân viên mới, một checklist tinh gọn và hiệu quả chính là cứu cánh.

• Chuẩn hóa trải nghiệm: Dù người quản lý là ai, nhân viên mới đều nhận được một trải nghiệm chào đón nhất quán và chuyên nghiệp.
• Giảm áp lực cho quản lý: Không cần phải “nhớ trong đầu” hàng tá đầu việc. Checklist giúp quản lý không bỏ sót các bước quan trọng, từ việc chuẩn bị máy tính đến giới thiệu các thành viên chủ chốt.
• Tăng tốc độ hòa nhập: Nhân viên mới được cung cấp thông tin và nguồn lực một cách có hệ thống, giúp họ nhanh chóng nắm bắt công việc và văn hóa công ty.
• Đặt kỳ vọng rõ ràng: Checklist giúp cả nhân viên và quản lý cùng thống nhất về các mục tiêu cần đạt được trong 3 tháng đầu tiên, tránh những hiểu lầm “khó nói” sau này.

Cấu trúc Checklist Onboarding theo Mô hình 30-60-90 ngày

Mô hình 30-60-90 ngày chia quá trình hội nhập thành 3 giai đoạn chính, tương ứng với sự phát triển của nhân viên mới từ lúc tìm hiểu đến khi chủ động đóng góp.

• 30 ngày đầu (Giai đoạn Học hỏi & Quan sát): Tập trung vào việc học các kiến thức nền tảng, làm quen với hệ thống, quy trình, con người và văn hóa công ty.
• 60 ngày tiếp theo (Giai đoạn Đóng góp & Tăng tốc): Bắt đầu áp dụng kiến thức đã học để thực hiện các công việc cốt lõi, tăng cường sự độc lập và nhận phản hồi để cải thiện.
• 90 ngày cuối (Giai đoạn Sở hữu & Chủ động): Trở thành một thành viên hoàn chỉnh của đội ngũ, chủ động trong công việc, đưa ra sáng kiến và đóng góp vào các mục tiêu lớn hơn.

Checklist Onboarding chi tiết & Mục tiêu từng giai đoạn

Dưới đây là một checklist mẫu mà bạn có thể tùy chỉnh cho phù hợp với đặc thù của công ty mình.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị – Trước ngày làm việc đầu tiên (Pre-boarding)

Mục tiêu của giai đoạn này là tạo ra sự háo hức và một trải nghiệm “không ma sát” cho nhân viên mới.

• Hành chính & Logistics:
• [ ] Gửi thư chào mừng (Welcome Letter) chính thức, xác nhận ngày bắt đầu, thời gian, địa điểm, và thông tin liên hệ của người hỗ trợ.
• [ ] Hoàn tất các thủ tục giấy tờ cần thiết (hợp đồng, thỏa thuận bảo mật…).
• [ ] Tạo tài khoản email, tài khoản các phần mềm làm việc (Slack, Trello, CRM…).
• [ ] Chuẩn bị không gian làm việc: bàn ghế, máy tính, văn phòng phẩm.
• Giao tiếp & Văn hóa:
• [ ] Gửi thông báo nội bộ cho toàn đội nhóm về thành viên mới (tên, vị trí, vài dòng giới thiệu thú vị).
• [ ] Chuẩn bị một bộ Welcome Kit nhỏ (sổ tay, bút, ly uống nước có logo công ty, vài món snack…).
• [ ] Phân công một “Buddy” – người đồng hành/hướng dẫn không phải là quản lý trực tiếp.

Giai đoạn 2: Định hướng – Tuần đầu tiên

Mục tiêu là giúp nhân viên cảm thấy được chào đón, nắm được những thông tin cơ bản nhất và bắt đầu xây dựng mối quan hệ.

• Ngày đầu tiên:
• [ ] Buddy/Quản lý đón nhân viên mới, giới thiệu khu vực làm việc.
• [ ] Dẫn đi một vòng văn phòng, giới thiệu các khu vực quan trọng (pantry, phòng họp, toilet…).
• [ ] Giới thiệu trực tiếp với các thành viên trong team.
• [ ] Mời nhân viên mới ăn trưa cùng team.
• [ ] Quản lý có buổi họp 1:1 đầu tiên: trao đổi về vai trò, kỳ vọng ban đầu, và kế hoạch cho tuần đầu.
• Trong tuần đầu:
• [ ] Hoàn tất các thủ tục còn lại với phòng Nhân sự/Kế toán.
• [ ] Cung cấp tài liệu về: Sơ đồ tổ chức, giá trị cốt lõi, văn hóa công ty, các quy định quan trọng.
• [ ] Hướng dẫn sử dụng các công cụ/phần mềm làm việc.
• [ ] Giao một nhiệm vụ nhỏ, đơn giản để nhân viên làm quen.
• [ ] Cuối tuần, quản lý có buổi check-in nhanh để hỏi về cảm nhận và giải đáp thắc mắc.

Giai đoạn 3: Hội nhập & Đào tạo – 30 ngày đầu tiên

• Checklist công việc:
• [ ] Tham gia các buổi đào tạo chuyên sâu về sản phẩm/dịch vụ của công ty.
• [ ] Tìm hiểu về khách hàng mục tiêu và đối thủ cạnh tranh.
• [ ] Tham gia tất cả các cuộc họp của team.
• [ ] Hoàn thành ít nhất 1-2 nhiệm vụ cốt lõi dưới sự hướng dẫn.
• [ ] Lên lịch gặp gỡ và trao đổi với các trưởng bộ phận liên quan.
• [ ] Tổ chức buổi đánh giá sau 30 ngày cùng quản lý.
• Mục tiêu cần đạt được sau 30 ngày:
• Hiểu rõ về sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi của công ty.
• Nắm vững mô tả công việc, vai trò và trách nhiệm của mình.
• Biết tên và vai trò của các thành viên trong team và các bên liên quan chính.
• Sử dụng thành thạo các công cụ giao tiếp và quản lý công việc nội bộ.

Giai đoạn 4: Tăng tốc & Đóng góp – 60 ngày

• Checklist công việc:
• [ ] Bắt đầu tự quản lý các công việc hàng ngày với ít sự giám sát hơn.
• [ ] Tham gia đóng góp ý kiến trong các cuộc họp của team.
• [ ] Chủ động yêu cầu phản hồi từ quản lý và đồng nghiệp.
• [ ] Bắt đầu xây dựng mối quan hệ với các phòng ban khác.
• [ ] Tham gia vào một dự án nhỏ đang chạy.
• [ ] Tổ chức buổi đánh giá sau 60 ngày.
• Mục tiêu cần đạt được sau 60 ngày:
• Tự tin xử lý các nhiệm vụ cốt lõi của vị trí.
• Hiểu sâu hơn về các quy trình làm việc liên phòng ban.
• Bắt đầu đóng góp vào kết quả chung của team.
• Xác định được ít nhất 1-2 lĩnh vực cần cải thiện kỹ năng.

Giai đoạn 5: Chủ động & Sở hữu – 90 ngày

• Checklist công việc:
• [ ] Hoàn toàn tự chủ trong các công việc được giao.
• [ ] Đưa ra các đề xuất, sáng kiến để cải thiện quy trình hoặc công việc hiện tại.
• [ ] Lên kế hoạch cho các mục tiêu cá nhân trong quý tiếp theo.
• [ ] Xây dựng được mạng lưới quan hệ công việc vững chắc trong công ty.
• [ ] Tổ chức buổi đánh giá 90 ngày, thảo luận về hiệu suất và định hướng phát triển sự nghiệp.
• Mục tiêu cần đạt được sau 90 ngày:
• Hoàn thành tốt các công việc và đạt KPI đề ra.
• Chứng tỏ sự phù hợp với văn hóa và nhịp độ làm việc của công ty.
• Có khả năng tự xác định vấn đề và đề xuất giải pháp.
• Trở thành một thành viên đáng tin cậy và đóng góp giá trị thực sự cho team.

Tải về miễn phí: Mẫu Checklist Onboarding cho SME

Để giúp bạn tiết kiệm thời gian và áp dụng ngay lập tức, Lean-HR đã chuẩn bị một mẫu checklist onboarding chi tiết dưới dạng file Excel. Bạn có thể dễ dàng tải về, tùy chỉnh các đầu việc, người phụ trách và theo dõi tiến độ cho từng nhân viên mới.

Đây không chỉ là một danh sách công việc, mà là một công cụ chiến lược giúp bạn xây dựng một đội ngũ vững mạnh ngay từ những viên gạch đầu tiên.

[LINK TẢI CHECKLIST ĐẦY ĐỦ TẠI ĐÂY]

Lời kết: Onboarding là một khoản đầu tư, không phải chi phí

Đừng xem việc onboarding chỉ là một gánh nặng hành chính. Hãy xem nó là khoản đầu tư sinh lời nhất bạn có thể thực hiện cho nhân sự của mình. Một quy trình onboarding bài bản với checklist rõ ràng sẽ giúp bạn giữ chân nhân tài, xây dựng một đội ngũ gắn kết và thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp. Hành trình 90 ngày đầu tiên sẽ quyết định liệu một nhân viên mới sẽ trở thành một “ngôi sao” hay chỉ là một “khách qua đường”. Sự lựa chọn nằm trong tay bạn.