Xếp ca F&B & Quản lý Part-time: Hướng dẫn từ A-Z cho SME

Đối với các CEO và quản lý SME trong ngành F&B, việc quản trị nhân sự cũng phức tạp như công việc “bếp núc” – đòi hỏi sự khéo léo, chính xác và khả năng ứng biến liên tục. Trong đó, bài toán xếp ca và quản lý đội ngũ nhân viên part-time/thời vụ là một trong những thách thức lớn nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành, chất lượng dịch vụ và sự ổn định của thương hiệu.

Đây không chỉ là công việc hành chính đơn thuần mà là một cấu phần quan trọng trong chiến lược nhân sự tổng thể của ngành F&B. Làm chủ được nghệ thuật này chính là nắm giữ chìa khóa để tối ưu nguồn lực, giảm tỷ lệ nghỉ việc và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Bài viết này sẽ cung cấp một lộ trình chi tiết từ A-Z, giúp bạn giải quyết triệt để vấn đề này.

Giải mã bài toán xếp ca: 4 mô hình tối ưu nhân lực cho quán F&B

Xếp ca làm việc không chỉ là điền tên vào ô trống. Một lịch làm việc thông minh sẽ giúp bạn tối ưu chi phí nhân công, đảm bảo luôn có đủ người vào giờ cao điểm và tránh lãng phí nguồn lực vào giờ thấp điểm. Dưới đây là các mô hình phổ biến và hiệu quả mà các SME có thể áp dụng.

1. Mô hình ca cố định (Fixed Shifts)

Đây là mô hình đơn giản nhất, nhân viên làm việc theo một lịch trình cố định hàng tuần.

• Phù hợp với: Nhân viên chủ chốt (quản lý, bếp trưởng), các vị trí cần sự ổn định, hoặc các quán có lượng khách đều đặn.
• Ưu điểm: Dễ quản lý, tạo sự ổn định và thói quen cho nhân viên, giúp họ dễ dàng sắp xếp cuộc sống cá nhân.
• Nhược điểm: Thiếu linh hoạt khi có sự thay đổi đột ngột về lượng khách hoặc khi nhân viên cần nghỉ đột xuất.

2. Mô hình ca gãy/ca split (Split Shifts)

Nhân viên làm việc thành 2 khung giờ trong một ngày, thường là vào giờ cao điểm trưa và tối, với một khoảng nghỉ dài ở giữa.

• Phù hợp với: Nhà hàng phục vụ bữa trưa và bữa tối, các quán có giờ cao điểm rõ rệt.
• Ưu điểm: Tối ưu chi phí nhân sự triệt để, chỉ sử dụng nhân lực khi thực sự cần.
• Nhược điểm: Có thể gây mệt mỏi và bất tiện cho nhân viên trong việc di chuyển, dễ dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc cao nếu không có chính sách hỗ trợ (phụ cấp đi lại, phòng nghỉ giữa ca).

3. Mô hình ca linh hoạt theo đăng ký (Flexible/On-call Shifts)

Quản lý sẽ đưa ra các ca trống cần người, và nhân viên (thường là sinh viên, người làm thêm) sẽ đăng ký dựa trên lịch rảnh của họ.

• Phù hợp với: Quán cà phê, trà sữa có đội ngũ nhân viên part-time đông đảo là sinh viên.
• Ưu điểm: Rất linh hoạt, đáp ứng được nguyện vọng của nhân viên, thu hút được nguồn lao động trẻ.
• Nhược điểm: Khó đảm bảo đủ người nếu không có đủ nhân viên đăng ký. Đòi hỏi công cụ quản lý (như group chat, ứng dụng xếp ca) và quy trình rõ ràng để tránh hỗn loạn.

4. Mô hình ca luân phiên (Rotating Shifts)

Nhân viên sẽ luân phiên làm việc giữa các ca khác nhau (sáng, chiều, tối) theo một chu kỳ nhất định (ví dụ: hàng tuần, hàng tháng).

• Phù hợp với: Các cơ sở hoạt động 24/7 hoặc có giờ hoạt động dài, cần sự công bằng trong phân chia ca làm việc.
• Ưu điểm: Đảm bảo tất cả nhân viên đều có cơ hội làm việc ở các thời điểm khác nhau, chia sẻ đồng đều các ca “khó”. Giúp nhân viên phát triển kỹ năng đa dạng.
• Nhược điểm: Có thể ảnh hưởng đến đồng hồ sinh học và cuộc sống cá nhân của nhân viên nếu chu kỳ xoay ca quá ngắn.

Lời khuyên từ chuyên gia: Đừng bó buộc vào một mô hình duy nhất. Hãy kết hợp chúng! Ví dụ: áp dụng ca cố định cho đội ngũ nòng cốt và ca linh hoạt cho nhân viên part-time. Luôn dựa trên dữ liệu bán hàng theo giờ để dự báo nhu cầu nhân sự và xếp ca một cách khoa học.

Xây dựng nền tảng vững chắc: Hợp đồng & Chính sách cho nhân viên Part-time

Sự “không ổn định” của đội ngũ part-time thường xuất phát từ việc thiếu các quy định và chính sách rõ ràng ngay từ đầu. Việc chuyên nghiệp hóa khâu này không chỉ bảo vệ doanh nghiệp về mặt pháp lý mà còn thể hiện sự tôn trọng và tạo niềm tin cho nhân viên.

Hướng dẫn xây dựng hợp đồng lao động Part-time chuẩn

Theo Bộ luật Lao động Việt Nam, hợp đồng cho nhân viên part-time (hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng) cần đảm bảo các điều khoản cốt lõi sau:

• Thông tin các bên: Ghi rõ thông tin của doanh nghiệp và người lao động.
• Công việc và địa điểm làm việc: Mô tả rõ vị trí (phục vụ, pha chế, phụ bếp…) và địa chỉ cụ thể.
• Thời hạn hợp đồng: Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Thỏa thuận về số giờ làm việc tối thiểu/tối đa mỗi tuần/tháng. Quy định về ngày nghỉ hàng tuần.
• Mức lương: Ghi rõ mức lương theo giờ, hình thức trả lương (tiền mặt/chuyển khoản), và ngày trả lương cụ thể.
• Chế độ bảo hiểm: Nêu rõ điều kiện tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật (ví dụ: hợp đồng từ 1 tháng trở lên).
• Quy định về chấm dứt hợp đồng: Các điều kiện và thời gian báo trước khi một trong hai bên muốn chấm dứt hợp đồng.

Các chính sách cần thiết để quản lý hiệu quả

Bên cạnh hợp đồng, hãy xây dựng một cuốn sổ tay nhân viên đơn giản hoặc một tài liệu chính sách rõ ràng, bao gồm:

• Quy định chấm công & tính lương: Cách thức chấm công (vân tay, ứng dụng), quy định về việc đi trễ/về sớm và cách tính lương làm thêm giờ, làm việc ngày lễ.
• Chính sách Tip/Service Charge: Quy định rõ ràng về cách chia tiền tip, service charge (nếu có) để đảm bảo công bằng và minh bạch, tránh mâu thuẫn nội bộ.
• Tiêu chuẩn tác phong và dịch vụ: Quy định về đồng phục, thái độ với khách hàng, các bước phục vụ cơ bản.
• Quy trình xin nghỉ phép/đổi ca: Hướng dẫn rõ các bước nhân viên cần làm khi muốn nghỉ hoặc đổi ca, thời gian báo trước tối thiểu, người cần liên hệ.

Làm sao để ‘trăm người như một’? Bí quyết duy trì chất lượng dịch vụ

Thách thức lớn nhất khi sử dụng nhiều nhân viên part-time là làm sao để khách hàng luôn nhận được trải nghiệm đồng nhất, dù hôm nay được phục vụ bởi bạn A hay ngày mai là bạn B.

1. Chuẩn hóa quy trình vận hành (SOP – Standard Operating Procedure)

Đừng chỉ “dạy miệng”. Hãy biến mọi thứ thành tài liệu đơn giản, dễ hiểu và dễ làm theo. SOP không cần phải phức tạp, nó có thể là:

• Checklist mở/đóng ca: Liệt kê các công việc cần làm đầu và cuối ngày (bật/tắt điện, kiểm tra nguyên liệu, dọn dẹp khu vực…).
• Kịch bản phục vụ 6 bước: Chào khách -> Mời menu -> Ghi nhận order -> Phục vụ món -> Chăm sóc trong bữa ăn -> Chào tạm biệt.
• Công thức pha chế/chế biến bằng hình ảnh: Một tấm thẻ công thức có hình ảnh minh họa và định lượng rõ ràng sẽ hiệu quả hơn vạn lời nói, đặc biệt với nhân viên mới.

2. Đào tạo “cấp tốc” nhưng hiệu quả

Với nhân viên thời vụ, bạn không có nhiều thời gian. Hãy tập trung vào các chương trình đào tạo ngắn gọn, tập trung vào những kỹ năng cốt lõi nhất.

• Hệ thống “Bạn đồng hành” (Buddy System): Phân công một nhân viên cũ, có kinh nghiệm kèm cặp một nhân viên mới trong vài ca đầu tiên. Đây là cách truyền đạt văn hóa và kiến thức thực tế nhanh nhất.
• Học qua video ngắn: Tạo các video hướng dẫn ngắn (dưới 3 phút) về các nghiệp vụ quan trọng như: cách sử dụng máy POS, quy trình xử lý phàn nàn của khách, cách setup một bàn ăn. Nhân viên có thể xem lại bất cứ lúc nào.
• Tập trung vào “Why”: Thay vì chỉ dạy họ “làm gì”, hãy giải thích “tại sao” phải làm vậy. Ví dụ: “Tại sao phải luôn mỉm cười với khách? Vì nụ cười của bạn là một phần trải nghiệm của họ và quyết định việc họ có quay lại hay không.”

3. Xây dựng văn hóa gắn kết và ghi nhận

Nhân viên part-time cũng cần cảm thấy mình là một phần của đội nhóm. Sự gắn kết là chất keo vô hình giúp giữ chân nhân viên và thúc đẩy họ làm việc với tinh thần trách nhiệm cao hơn.

• Giao tiếp và phản hồi thường xuyên: Dành 5 phút cuối ca để hỏi han, ghi nhận những điểm làm tốt và góp ý nhẹ nhàng những điểm cần cải thiện.
• Chương trình ghi nhận đơn giản: “Nhân viên của tuần/tháng” với một phần thưởng nhỏ (voucher, một buổi off có lương…) có thể tạo ra động lực lớn.
• Tạo không gian chung: Một nhóm chat chung không chỉ để thông báo lịch làm mà còn để chia sẻ những khoảnh khắc vui vẻ, những lời khen của khách hàng, tạo không khí tích cực.

Tóm lại, quản lý nhân viên part-time và xếp ca trong ngành F&B không phải là một công việc đối phó, mà là một nghệ thuật quản trị đòi hỏi sự kết hợp giữa khoa học dữ liệu, sự am hiểu tâm lý con người và tính hệ thống. Bằng cách áp dụng các mô hình xếp ca thông minh, xây dựng nền tảng pháp lý và chính sách vững chắc, đồng thời đầu tư vào đào tạo và văn hóa, các chủ doanh nghiệp SME hoàn toàn có thể biến đội ngũ nhân sự “biến động” thành một nguồn lực mạnh mẽ, linh hoạt và hiệu quả, góp phần tạo nên sự thành công cho thương hiệu.