Phỏng vấn STAR: Kỹ thuật đánh giá ứng viên cho CEO & Manager

Là CEO, Founder hay nhà quản lý của một doanh nghiệp SME đang trên đà phát triển, anh/chị có lẽ đã thấm thía câu nói: “Tuyển sai một nhân sự còn tốn kém hơn là bỏ trống vị trí đó”. Một quyết định tuyển dụng sai lầm không chỉ lãng phí thời gian, tiền bạc cho việc đào tạo, mà còn ảnh hưởng đến tinh thần của cả đội ngũ. Vậy làm thế nào để giảm thiểu rủi ro này và nhìn thấu năng lực thật sự của ứng viên, thay vì chỉ nghe những câu trả lời bóng bẩy, được chuẩn bị sẵn?

Câu trả lời nằm ở việc thay đổi cách chúng ta đặt câu hỏi. Thay vì hỏi “Bạn sẽ làm gì nếu…”, hãy yêu cầu họ “Kể về một lần bạn đã…”. Đây chính là cốt lõi của kỹ thuật phỏng vấn theo mô hình STAR – một phương pháp đã được chứng minh giúp đánh giá ứng viên một cách khách quan và chính xác. Kỹ thuật này là một phần quan trọng trong quy trình {{pillar-topic}} chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp xây dựng được đội ngũ nhân sự vững mạnh.

Mô hình STAR là gì?

STAR là viết tắt của bốn từ tiếng Anh: Situation (Tình huống), Task (Nhiệm vụ), Action (Hành động), và Result (Kết quả). Đây là một cấu trúc logic giúp nhà tuyển dụng khai thác thông tin về hành vi và kinh nghiệm của ứng viên trong quá khứ, từ đó dự đoán được cách họ sẽ xử lý công việc trong tương lai.

Thay vì chấp nhận những câu trả lời chung chung, mô hình STAR buộc ứng viên phải cung cấp một ví dụ cụ thể, có đầu có cuối.

• S – Situation (Tình huống): Yêu cầu ứng viên mô tả bối cảnh hoặc tình huống cụ thể mà họ đã đối mặt. Ví dụ: “Dự án A bị trễ tiến độ 2 tuần so với kế hoạch ban đầu.”
• T – Task (Nhiệm vụ): Ứng viên cần làm rõ vai trò và trách nhiệm của họ trong tình huống đó là gì. Ví dụ: “Nhiệm vụ của tôi là phải tìm ra nguyên nhân và đưa dự án trở lại đúng tiến độ.”
• A – Action (Hành động): Đây là phần quan trọng nhất. Ứng viên phải mô tả chi tiết các bước hành động cụ thể mà chính họ đã thực hiện để xử lý nhiệm vụ. Ví dụ: “Tôi đã tổ chức một cuộc họp khẩn với team, phân tích lại luồng công việc, xác định các điểm nghẽn và phân công lại một số đầu việc để tối ưu nguồn lực.”
• R – Result (Kết quả): Cuối cùng, hành động đó đã mang lại kết quả gì? Kết quả cần được định lượng hóa nếu có thể. Ví dụ: “Kết quả là chúng tôi đã rút ngắn được 1 tuần chậm trễ và chỉ giao sản phẩm trễ 1 tuần thay vì 2 tuần. Quan trọng hơn, tôi đã xây dựng được một quy trình báo cáo tiến độ mới giúp tránh lặp lại tình trạng này.”

Tại sao phỏng vấn STAR hiệu quả hơn câu hỏi lý thuyết?

Nhiều nhà quản lý có thói quen đặt câu hỏi giả định như “Nếu khách hàng phàn nàn về sản phẩm, bạn sẽ làm gì?”. Vấn đề là, hầu hết ứng viên đều biết câu trả lời “đúng” theo lý thuyết. Phỏng vấn theo hành vi dựa trên mô hình STAR hiệu quả hơn vì những lý do sau:

• Cung cấp bằng chứng cụ thể: Thay vì lời hứa hẹn, ứng viên phải cung cấp bằng chứng về những gì họ đã làm, không phải những gì họ sẽ làm. Hành vi trong quá khứ là chỉ báo đáng tin cậy nhất cho hiệu suất trong tương lai.
• Giảm thiểu sự thiên vị: Khi tất cả ứng viên đều được đánh giá dựa trên các ví dụ thực tế theo cùng một cấu trúc, nhà tuyển dụng có thể so sánh một cách công bằng hơn, giảm bớt cảm tính hay ấn tượng ban đầu.
• Khai thác năng lực chiều sâu: Một câu chuyện theo cấu trúc STAR tiết lộ nhiều điều về ứng viên: cách họ tư duy, kỹ năng giải quyết vấn đề, khả năng làm việc nhóm, cách họ đối mặt với áp lực…
• Phát hiện câu trả lời “sáo rỗng”: Một ứng viên không có kinh nghiệm thực tế sẽ rất khó để bịa ra một câu chuyện STAR hoàn chỉnh, chi tiết và logic.

Hướng dẫn đặt câu hỏi và “đào sâu” theo mô hình STAR

Áp dụng STAR không chỉ là việc đặt câu hỏi, mà còn là nghệ thuật lắng nghe và “đào sâu” (probing) để có được bức tranh toàn cảnh.

Bước 1: Xác định các năng lực cốt lõi cần đánh giá

Trước buổi phỏng vấn, hãy xác định 3-5 năng lực quan trọng nhất cho vị trí đang tuyển (ví dụ: Giải quyết vấn đề, Lãnh đạo, Giao tiếp, Chủ động trong công việc…). Mỗi năng lực sẽ tương ứng với một bộ câu hỏi STAR.

Bước 2: Xây dựng câu hỏi “mồi”

Câu hỏi của bạn nên bắt đầu bằng những cụm từ gợi mở, khuyến khích ứng viên kể chuyện:

• “Kể cho tôi nghe về một lần bạn…”
• “Hãy mô tả một tình huống mà bạn phải…”
• “Cho tôi một ví dụ về việc bạn đã thành công trong việc…”
• “Đã bao giờ bạn gặp phải [một tình huống khó khăn] chưa? Hãy kể lại.”

Bước 3: Lắng nghe và “đào sâu” bằng câu hỏi nối tiếp

Đây là kỹ năng quyết định sự thành công của buổi phỏng vấn. Nếu ứng viên trả lời chung chung, đừng ngần ngại hỏi thêm để làm rõ từng phần của STAR.

• Để làm rõ Tình huống (S) và Nhiệm vụ (T):
  • “Tình huống đó xảy ra khi nào?”
  • “Mục tiêu cụ thể của bạn lúc đó là gì?”
  • “Ai đã giao nhiệm vụ đó cho bạn?”
• Để đào sâu vào Hành động (A):
  • “Chính xác thì bạn đã làm gì trong tình huống đó?” (Nhấn mạnh vào vai trò cá nhân)
  • “Tại sao bạn lại chọn cách làm đó thay vì cách khác?”
  • “Bạn đã gặp phải những khó khăn gì khi thực hiện?”
  • “Ai đã tham gia cùng bạn? Vai trò của họ là gì?”
• Để xác thực Kết quả (R):
  • “Kết quả cuối cùng là gì?”
  • “Làm thế nào bạn đo lường được thành công đó? Có con số cụ thể nào không?”
  • “Bạn đã rút ra được bài học kinh nghiệm gì từ việc đó?”

Lỗi sai cần tránh: Chấp nhận những câu trả lời bắt đầu bằng “Chúng tôi đã…”. Hãy luôn hỏi tiếp: “Cụ thể, vai trò của bạn trong ‘chúng tôi’ đó là gì? Bạn đã đóng góp gì?”.

Bộ câu hỏi mẫu theo STAR cho các năng lực phổ biến

Dưới đây là một số câu hỏi mẫu mà các CEO và Manager có thể áp dụng ngay cho doanh nghiệp của mình.

1. Năng lực Giải quyết vấn đề

• “Kể về một tình huống phức tạp nhất bạn từng phải giải quyết trong công việc. Bạn đã phân tích và đưa ra giải pháp như thế nào?”
• “Hãy mô tả một lần bạn phát hiện ra một vấn đề tiềm ẩn mà người khác không thấy. Bạn đã làm gì?”

2. Năng lực Lãnh đạo & Gây ảnh hưởng

• “Hãy kể về một lần bạn cần thuyết phục đội nhóm của mình đi theo một hướng đi mới mà ban đầu họ không đồng tình.”
• “Mô tả một tình huống bạn phải dẫn dắt một dự án gặp nhiều khó khăn. Bạn đã làm gì để duy trì động lực cho cả team?”

3. Năng lực Thích ứng & Linh hoạt

• “Kể về một lần mục tiêu hoặc định hướng của dự án thay đổi đột ngột. Bạn đã thích ứng với sự thay đổi đó như thế nào?”
• “Hãy cho tôi một ví dụ về việc bạn phải học một kỹ năng mới trong thời gian ngắn để hoàn thành công việc.”

4. Năng lực Giao tiếp & Làm việc nhóm

• “Hãy mô tả một lần bạn phải làm việc với một đồng nghiệp rất khó tính. Bạn đã làm gì để sự hợp tác diễn ra suôn sẻ?”
• “Kể về một lần bạn phải truyền đạt một thông tin phức tạp hoặc tin xấu đến cho đội nhóm hoặc khách hàng.”

5. Năng lực Chủ động & Định hướng kết quả

• “Hãy kể về một lần bạn tự đề xuất một ý tưởng/dự án mới không nằm trong mô tả công việc của mình. Kết quả của nó ra sao?”
• “Mô tả một lần bạn phải đối mặt với một mục tiêu rất thách thức. Bạn đã lập kế hoạch và hành động để đạt được nó như thế nào?”

Phỏng vấn theo mô hình STAR không phải là một công thức cứng nhắc, mà là một tư duy tiếp cận để tìm kiếm bằng chứng. Bằng cách áp dụng kỹ thuật này một cách nhất quán, anh/chị, với tư cách là người lãnh đạo, sẽ có được những dữ liệu quý giá để đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt, từng bước xây dựng một đội ngũ nhân tài thực sự có thể đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp.