Sự khác nhau giữa “Quy trình” và “Quy trình Tinh gọn” là gì?
Hãy tưởng tượng có một cái Hộp đen:
Bạn đưa một vật gì đó vào hộp – và một lát sau – có một cái khác đi ra khỏi hộp.
Đơn giản:
- “Quy trình” là một quá trình – biến đổi thứ gì đó – để tạo ra một thứ khác.
- Còn “Quy trình tinh gọn” là một quá trình biến đổi thứ gì đó – để tạo ra một thứ khác – có nhiều giá trị hơn với ít nguồn lực hơn.
Bạn nghĩ sao?
Trong bài viết này, tôi muốn giải thích cách tạo ra một Quy trình Tinh gọn.
Chúng ta hãy bắt đầu!
Sự khác nhau giữa Quy trình và Quy trình tinh gọn
Quy trình là một loạt các bước hành động mà bạn thực hiện để đạt được kết quả.
Ví dụ:
Nếu tôi đem một món quà sinh nhật (chiếc ô tô đồ chơi) ra bưu điện để chuyển phát nhanh, quy trình sẽ như sau:
- Yếu tố đầu vào = Chiếc ô tô đồ chơi.
- Quy trình = Điền mẫu thông tin, đóng gói, xác nhận, phân loại, sắp xếp, vận chuyển…
- Kết quả đầu ra = Chiếc ô tô đến tay người nhận.
Hãy xem:
Cái gì còn thiếu trong định nghĩa về quy trình mà tôi vừa đưa ra?
Đó chính là, không có tham chiếu về:
- Thời gian: Mất bao lâu để hoàn thành?
- Nguồn lực: Cần bao nhiêu nguồn lực (người và tiền) để thực hiện?
Nói cách khác:
Nếu quá trình chuyển phát kéo dài những 15 ngày thì sao? Thậm chí, nó cần tới 5 người để thực hiện thì sao?
Thành thật mà nói, tôi không nghĩ rằng bạn sẽ hài lòng với khoảng thời gian và mức nguồn lực này!
Ngược lại:
Một quy trình tinh gọn chú ý rất nhiều tới: Thời gian và Nguồn lực cần thiết để hoàn tất quy trình.
Lưu ý:
- Trong quy trình tinh gọn, thời gian thực hiện được rút ngắn, nhưng chất lượng vẫn phải được đảm bảo 100%.
Nhận thức đúng vấn đề Nguồn lực trong các Quy trình
Vừa rồi, những gì mà chúng ta thảo luận được gói gọn trong 1 quy trình đơn lẻ.
Bây giờ, hãy xem xét tổng thể toàn bộ doanh nghiệp:
- Tổ chức của bạn có nhiều phòng ban, mỗi phòng ban sẽ có nhiều quy trình và mẫu biểu.
- Mỗi quy trình lại cần một số người để thực hiện, cũng như cần một khoảng thời gian để hoàn thành.
Thậm chí, có những quy trình sẽ cần ngân sách (tiền) để chạy.
Nếu một quy trình nào đó cồng kềnh phức tạp, bạn sẽ cần nhiều người, nhiều tiền, nhiều thời gian… để thực hiện.
Nếu tổ chức có quá nhiều quy trình cồng kềnh phức tạp, bạn sẽ cần rất nhiều người, rất nhiều tiền, rất nhiều thời gian… để thực hiện.
Đây chính là nguồn gốc dẫn đến: Chi phí cao, Lợi nhuận thấp!
Vì vậy, muốn tổ chức đạt hiệu quả, chúng ta phải tinh gọn hệ thống quy trình.
Điều này chắc chắn không thể hoàn tất trong một đêm! Đề xuất của tôi là:
- Lựa chọn 1 hoặc một số quy trình quan trọng.
- Và tinh gọn quy trình đó trước.
- Sau đó, triển khai tinh gọn các quy trình còn lại.
Ví dụ Quy trình chuyển phát nhanh
Quay trở lại với quy trình chuyển phát nhanh:
- Hình dung rằng phải mất 15 ngày để chuyển món quà (chiếc ô tô đồ chơi) tới tay người nhận.
- Và khách hàng không hài lòng với khoảng thời gian này.
Do đó:
Chúng ta phải chuyển đổi “Quy trình” này thành “Quy trình tinh gọn” thông qua việc loại bỏ các lãng phí và tập trung rút ngắn thời gian vận chuyển.
Nhớ rằng:
- Mục tiêu rút ngắn thời gian phải được thực hiện với 100% về chất lượng!
- Không có ngoại lệ.
Bạn có thể nghĩ:
Nếu muốn chất lượng hơn, thì phải kiểm soát chặt chẽ. Do đó, cần nhiều người và nhiều thời gian hơn?
Đó là cách làm cũ…
Hãy xem W.E.Deming, người được coi là cha đẻ của quản trị chất lượng, nói gì:
“Chất lượng không phải từ kiểm tra, nó đến từ việc cải tiến quy trình.”
Hãy nhớ rằng luôn có cách để đạt được chất lượng cao hơn với ít thời gian hơn.
Nó có tồn tại. Chắc chắn!
Ví dụ ở Việt Nam, tập đoàn VinGroup rất nổi tiếng về “Tốc độ” và “Chất lượng”. Thậm chí, tốc độ và chất lượng đã trở thành lợi thế cạnh tranh của họ.
Bằng cách nào đó, người Vin đã làm được!
Làm thế nào xây dựng một Quy trình tinh gọn?
Mô hình quản trị Lean (tinh gọn) xuất phát từ Mỹ, sau đó, được người Nhật phát huy và trở nên phổ biến.
Mục tiêu của Lean (tinh gọn) là: “Tạo ra nhiều Giá trị hơn, với Ít nguồn lực hơn.”
Để thực hiện mục tiêu này, các Quy trình được xây dựng và vận hành theo 2 nguyên tắc:
- Tạo Giá trị.
- và Loại bỏ lãng phí.
Cách thức thực hiện:
- Khách hàng: Mỗi quy trình cần xác định rõ khách hàng (người thụ hưởng) mà quy trình đó phục vụ là ai?
- Tạo Giá trị: xác định các giá trị mà quy trình tạo ra cho khách hàng (người thụ hưởng).
- Loại bỏ lãng phí: xác định các lãng phí không cần thiết trong quy trình và tìm cách loại bỏ nó.
Điểm quan trọng cuối cùng về việc tinh gọn quy trình: Đó là ứng dụng công nghệ để online hóa và tự động hóa!
Khuyến nghị của tôi: Hãy tinh gọn quy trình, trước khi ứng dụng công nghệ.
Lộ trình căn bản là:
- Bước 1: Chuẩn hóa Quy trình.
- Bước 2: Tinh gọn Quy trình.
- Bước 3: Ứng dụng Công nghệ.
Giống như Bill Gate đã đúc kết:
- Tự động hóa được áp dụng – cho một hoạt động hiệu quả – sẽ làm tăng hiệu quả. Ngược lại:
- Tự động hóa được áp dụng – cho một hoạt động kém hiệu quả – sẽ làm tăng thêm sự kém hiệu quả.
Trong thực tế, 3 bước tinh gọn quy trình nêu trên là – một vòng lặp liên tục – cải tiến không ngừng.
Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, Chia sẻ nó cho đồng nghiệp của mình!
