Tuyển, Xếp Lịch, Đãi Ngộ: Giải pháp HR Mùa Cao điểm Du lịch Hiệu quả

Mùa cao điểm du lịch luôn là “con dao hai lưỡi” đối với các doanh nghiệp trong ngành Khách sạn & Du lịch tại Việt Nam. Đây là giai đoạn vàng để tối đa hóa doanh thu và tạo dựng thương hiệu, nhưng đồng thời cũng là thử thách cực lớn về khả năng quản lý nhân sự. Để xây dựng và duy trì một “Dịch vụ 5 sao từ Con người” ngay cả khi áp lực lên cao nhất, việc tối ưu hóa nhân sự trong mùa cao điểm là yếu tố then chốt.

Bài viết này của Lean-HR sẽ đi sâu vào ba trụ cột chính giúp CEO, Founder và các nhà quản lý SME vượt qua thách thức nhân sự mùa cao điểm: chiến lược tuyển dụng nhanh chóng, xây dựng lịch làm việc linh hoạt, và chính sách đãi ngộ tạo động lực.

Thách thức Nhân sự Mùa Cao điểm Du lịch: Đỉnh cao Cơ hội và Áp lực

Đặc thù của ngành Du lịch và Khách sạn là sự biến động theo mùa. Mùa cao điểm mang lại lượng khách dồi dào, tăng nhu cầu về mọi dịch vụ từ lễ tân, buồng phòng đến ẩm thực, hướng dẫn viên. Điều này đòi hỏi đội ngũ nhân sự phải tăng cường đáng kể cả về số lượng lẫn hiệu suất, làm việc dưới áp lực cao hơn và thường xuyên đối mặt với sự thiếu hụt lao động. Việc quản lý nhân sự không hiệu quả trong giai đoạn này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, mà còn tác động trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng – vốn là “vua” trong ngành này.

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp của bạn không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh mẽ trong mùa cao điểm?

1. Tuyển dụng Nhanh chóng: Bí quyết Sở hữu Đội ngũ Linh hoạt

Tuyển dụng nhân sự thời vụ và cộng tác viên (CTV) một cách nhanh chóng, hiệu quả là bước đầu tiên để ứng phó với sự gia tăng nhu cầu.

Xây dựng Hồ sơ Ứng viên Tiềm năng từ Sớm

Thay vì chờ đến mùa cao điểm mới tuyển, hãy chuẩn bị trước.

• Tạo nhóm ứng viên (Talent Pool): Thu thập CV từ các đợt tuyển dụng trước, sinh viên thực tập, những người từng làm CTV, hoặc người lao động tự do có kinh nghiệm. Duy trì liên lạc với họ qua các nhóm Zalo/Facebook để khi cần là có thể tiếp cận ngay.
• Liên kết với các trường Đào tạo: Hợp tác với các trường cao đẳng, đại học có ngành du lịch, khách sạn để tiếp cận sinh viên sắp ra trường hoặc có nhu cầu làm thêm. Đây là nguồn lực trẻ, năng động và dễ đào tạo.
• Chương trình Giới thiệu (Referral Program): Khuyến khích nhân viên hiện tại giới thiệu người quen có năng lực. Thưởng nóng cho những giới thiệu thành công để tăng tính hấp dẫn.

Đa dạng hóa Kênh Tuyển dụng

Đừng chỉ dùng một kênh, hãy tiếp cận ứng viên ở nhiều nơi:

• Mạng xã hội: Đăng tin tuyển dụng trên Facebook, LinkedIn, Zalo. Sử dụng hình ảnh, video hấp dẫn về môi trường làm việc.
• Website/Ứng dụng tuyển dụng chuyên biệt: VietnamWorks, CareerBuilder, TopCV, MyWork… Đồng thời, cân nhắc các ứng dụng việc làm part-time như Jobhopin, Workana (cho CTV).
• Bảng tin địa phương & Đối tác: Đặt thông báo tại các trung tâm cộng đồng, quán ăn, quán cà phê trong khu vực lân cận, hoặc thông qua các đối tác cung cấp dịch vụ khác.
• Ngày hội việc làm (Job Fair) mini: Tổ chức các buổi phỏng vấn nhanh tại chỗ, hoặc tham gia các sự kiện do địa phương tổ chức.

Quy trình Tuyển chọn Tinh gọn và Hiệu quả

Thời gian là vàng bạc, quy trình phải nhanh gọn:

• Phỏng vấn nhóm: Tiết kiệm thời gian, đánh giá kỹ năng làm việc nhóm và giao tiếp.
• Đánh giá kỹ năng thực tế: Thay vì chỉ nói, hãy yêu cầu ứng viên thực hiện một phần công việc nhỏ (ví dụ: pha một ly nước, xếp một chiếc khăn).
• Hạn chế thủ tục rườm rà: Chuẩn bị sẵn hợp đồng ngắn hạn, form thông tin đơn giản để nhân sự có thể bắt đầu làm việc ngay sau khi được chọn.
• Tập trung vào thái độ: Với nhân sự thời vụ, thái độ tích cực, sẵn sàng học hỏi thường quan trọng hơn kinh nghiệm dày dặn. Kỹ năng có thể đào tạo nhanh, thái độ thì khó thay đổi.

2. Lịch làm việc Linh hoạt: Tối ưu hóa Nguồn lực và Giảm Tải Áp lực

Xây dựng lịch làm việc linh hoạt không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực mà còn giảm thiểu áp lực cho nhân viên, hạn chế tình trạng kiệt sức.

Phân tích và Dự báo Nhu cầu Lao động

• Sử dụng dữ liệu lịch sử: Dựa vào dữ liệu lượt khách, booking của các mùa cao điểm trước để dự báo nhu cầu nhân sự cho từng bộ phận.
• Theo dõi xu hướng: Luôn cập nhật tình hình du lịch, các sự kiện lớn diễn ra trong khu vực có thể ảnh hưởng đến lượng khách.
• Phân chia ca làm dựa trên tải trọng công việc: Sắp xếp ca làm phù hợp với giờ cao điểm (giờ ăn uống, giờ check-in/check-out) để đảm bảo có đủ nhân sự tại thời điểm cần thiết nhất.

Áp dụng Mô hình Lịch làm việc Đa dạng

• Ca gãy (Split Shift): Nhân viên làm việc hai ca trong một ngày, với khoảng nghỉ dài ở giữa. Phù hợp cho các vị trí có giờ cao điểm ngắt quãng (ví dụ: phục vụ nhà hàng buổi sáng và buổi tối).
• Ca xoay (Rotating Shift): Đảm bảo sự công bằng và linh hoạt cho nhân viên, giúp họ có thể luân phiên làm việc vào các giờ khác nhau, giảm nhàm chán.
• Giờ làm việc linh hoạt (Flexitime): Cho phép nhân viên tự điều chỉnh giờ bắt đầu/kết thúc ca làm trong một khung giờ nhất định, miễn là đảm bảo đủ số giờ và hoàn thành công việc.
• Ca ngắn (Short Shifts): Tuyển dụng nhân sự chỉ làm 2-4 tiếng/ngày vào giờ cao điểm nhất. Ví dụ: nhân viên dọn bàn trong giờ ăn trưa, hỗ trợ check-in buổi tối.

Sử dụng Công nghệ hỗ trợ Xếp lịch

• Phần mềm quản lý ca làm: Sử dụng các ứng dụng như Tanca, Base Wework, hoặc các phần mềm quản lý nhân sự chuyên biệt. Các công cụ này giúp tự động hóa việc xếp lịch, quản lý yêu cầu nghỉ phép, trao đổi ca, và tính toán lương/thưởng dễ dàng hơn.
• Hệ thống thông báo tự động: Gửi thông báo lịch làm việc qua SMS hoặc ứng dụng nội bộ để nhân viên nắm rõ lịch trình.

Khuyến khích Trao đổi Ca làm và Làm thêm giờ

• Chính sách rõ ràng: Ban hành chính sách rõ ràng về việc trao đổi ca làm giữa các nhân viên, đảm bảo có sự chấp thuận của quản lý và không ảnh hưởng đến hoạt động.
• Ưu đãi làm thêm giờ: Trả lương làm thêm giờ theo đúng quy định, hoặc có chính sách thưởng hấp dẫn cho nhân viên sẵn sàng làm thêm giờ trong thời gian cao điểm.

3. Chính sách Đãi ngộ và Động lực: Giữ chân và Truyền lửa cho Đội ngũ

Làm việc dưới áp lực cao trong mùa cao điểm có thể khiến nhân viên kiệt sức và mất động lực. Một chính sách đãi ngộ hấp dẫn và môi trường làm việc tích cực sẽ là “liều thuốc” giữ chân và truyền lửa cho đội ngũ.

Chế độ Lương, Thưởng Minh bạch và Cạnh tranh

• Lương cao hơn mặt bằng chung mùa cao điểm: Để thu hút và giữ chân nhân sự, hãy sẵn sàng chi trả mức lương cạnh tranh hoặc cao hơn một chút so với thị trường cho nhân sự thời vụ.
• Thưởng hiệu suất (Performance Bonus): Thiết lập các chỉ số đánh giá hiệu suất rõ ràng (ví dụ: số lượt khách phục vụ, feedback tích cực từ khách hàng, không sai sót) và thưởng xứng đáng cho những cá nhân hoặc đội nhóm đạt hoặc vượt mục tiêu.
• Thưởng nóng/tips: Khuyến khích khách hàng tips cho nhân viên phục vụ tốt và đảm bảo tips được chia công bằng. Thưởng nóng đột xuất cho những nỗ lực đặc biệt.
• Phụ cấp làm thêm giờ: Minh bạch trong cách tính và chi trả phụ cấp làm thêm giờ, làm ca đêm, làm vào ngày lễ, Tết.

Đào tạo và Phát triển Kỹ năng liên tục

• Đào tạo chéo (Cross-training): Đào tạo nhân viên nhiều kỹ năng khác nhau để họ có thể hỗ trợ các bộ phận khi cần thiết, tăng tính linh hoạt cho đội ngũ và giảm áp lực cho một số vị trí cố định.
• Đào tạo nhanh (Quick Refreshers): Tổ chức các buổi đào tạo ngắn gọn, tập trung vào các quy trình, tiêu chuẩn dịch vụ quan trọng trước khi vào mùa cao điểm để đảm bảo tất cả nhân viên đều nắm vững.
• Cơ hội học hỏi: Cho phép nhân sự thời vụ có cơ hội học hỏi và có thể chuyển sang làm chính thức nếu có thành tích tốt.

Môi trường làm việc Tích cực và Văn hóa Động viên

• Ghi nhận kịp thời: Khen ngợi và ghi nhận công sức của nhân viên, dù là những đóng góp nhỏ nhất. Điều này có thể thông qua lời nói trực tiếp, email, hoặc các bảng tin nội bộ.
• Tạo không khí làm việc vui vẻ: Tổ chức các hoạt động gắn kết nhóm nhỏ, ăn uống chung, hoặc các trò chơi nhẹ nhàng trong giờ nghỉ để giảm căng thẳng.
• Lãnh đạo truyền cảm hứng: Các quản lý cần là người tiên phong, sẵn sàng xắn tay áo hỗ trợ, lắng nghe và thấu hiểu những khó khăn của nhân viên.
• Đánh giá và phản hồi 2 chiều: Tổ chức các buổi đánh giá ngắn gọn sau ca làm hoặc cuối tuần để nhân viên có thể chia sẻ những khó khăn, đóng góp ý kiến.

Chăm sóc Sức khỏe Thể chất và Tinh thần

• Đảm bảo thời gian nghỉ ngơi: Tuân thủ quy định về giờ làm việc và nghỉ ngơi. Đảm bảo nhân viên có đủ thời gian để phục hồi sau những ca làm việc dài.
• Cung cấp bữa ăn đầy đủ: Trong các ca làm việc kéo dài, việc cung cấp bữa ăn chất lượng tại nơi làm việc là một hình thức chăm sóc thiết thực.
• Hỗ trợ tâm lý: Nhận biết các dấu hiệu căng thẳng, kiệt sức của nhân viên và có biện pháp hỗ trợ kịp thời (ví dụ: trò chuyện riêng, điều chỉnh lịch làm việc).

Kết luận: Chìa khóa cho một Mùa Cao điểm Thành công

Quản lý nhân sự trong mùa cao điểm du lịch không chỉ là việc đối phó với áp lực mà còn là cơ hội để doanh nghiệp chứng minh năng lực, xây dựng thương hiệu và tạo dựng lòng trung thành của đội ngũ. Bằng cách áp dụng các chiến lược tuyển dụng nhanh chóng, xây dựng lịch làm việc linh hoạt, và thiết lập chính sách đãi ngộ hấp dẫn, các SME trong ngành Khách sạn & Du lịch tại Việt Nam hoàn toàn có thể biến mùa cao điểm thành một mùa bội thu, đồng thời nâng tầm chất lượng dịch vụ “5 sao từ con người” mà mình cung cấp. Hãy hành động ngay từ hôm nay để chuẩn bị cho mùa cao điểm sắp tới!