Nội dung chính
Khi doanh nghiệp SME bắt đầu tăng trưởng, một trong những thách thức lớn nhất mà các CEO/Founder phải đối mặt là xây dựng một bộ phận Nhân sự (HR) chuyên nghiệp từ con số 0. Thường thì vai trò này được “kiêm nhiệm” bởi chính bạn hoặc một quản lý cấp trung, dẫn đến sự thiếu hụt chuyên môn và hệ thống. Bài viết này nằm trong chuỗi chủ đề “Xây dựng Phòng Nhân sự từ Con số 0 cho SME” của Lean-HR, sẽ cung cấp cho bạn một lộ trình ưu tiên rõ ràng cho 3 tháng đầu tiên – giai đoạn nền móng quan trọng nhất.
Thay vì cố gắng làm mọi thứ cùng lúc, chúng ta sẽ tập trung vào những hoạt động có tác động lớn nhất và cấp thiết nhất, đảm bảo doanh nghiệp bạn không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn có được nền tảng vững chắc để thu hút, giữ chân và phát triển nhân tài.
KEEP THIS TAG.
Tháng 1: Ưu Tiên Hàng Đầu – Đảm Bảo Tuân Thủ Pháp Luật
Trong tháng đầu tiên, mục tiêu tối thượng là “phủ sóng” các rủi ro pháp lý và tạo ra một môi trường làm việc có quy củ. Đây là nền tảng không thể thiếu để doanh nghiệp hoạt động bền vững.
1. Rà soát và Chuẩn hóa Hợp đồng Lao động (HĐLĐ)
Hợp đồng lao động không chỉ là văn bản pháp lý ràng buộc mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Một HĐLĐ chuẩn mực giúp bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và công ty, đồng thời tránh những tranh chấp không đáng có.
- Tại sao cần: Đảm bảo tuân thủ Bộ luật Lao động hiện hành, minh bạch hóa quyền và nghĩa vụ, phòng ngừa rủi ro tranh chấp.
- Cần làm gì:
- Kiểm tra tất cả các HĐLĐ hiện có: Loại hợp đồng, thời hạn, chức danh, mô tả công việc, mức lương, phụ cấp, các điều khoản về chấm dứt hợp đồng.
- So sánh với quy định pháp luật: Đảm bảo các điều khoản không trái với luật định, đặc biệt về thử việc, thời gian làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, các chế độ thai sản, ốm đau.
- Xây dựng hoặc cập nhật mẫu HĐLĐ chuẩn: Có thể tham khảo các mẫu chuẩn hoặc tìm tư vấn từ luật sư lao động để có một mẫu HĐLĐ phù hợp với đặc thù doanh nghiệp và tuân thủ luật.
- Đảm bảo lưu trữ hồ sơ HĐLĐ đầy đủ và khoa học.
2. Đảm bảo Tuân thủ Bảo hiểm Xã hội (BHXH), Y tế (BHYT), Thất nghiệp (BHTN)
Đây là trách nhiệm bắt buộc của mọi doanh nghiệp và là quyền lợi cơ bản của người lao động. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến phạt hành chính nặng và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.
- Tại sao cần: Tuân thủ quy định pháp luật, đảm bảo an sinh xã hội cho người lao động, tránh các khoản phạt và truy thu lớn.
- Cần làm gì:
- Rà soát danh sách người lao động và tình trạng tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
- Đăng ký mới hoặc điều chỉnh kịp thời cho người lao động (tăng, giảm, chốt sổ).
- Xác định mức đóng và thực hiện đóng đầy đủ, đúng hạn.
- Giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho người lao động theo đúng quy định.
- Tìm hiểu về các quy định mới nhất từ cơ quan BHXH địa phương.
3. Xây dựng Nội quy Lao động (NQLĐ) cơ bản
Nội quy lao động là kim chỉ nam cho hành vi của nhân viên, giúp tạo ra một môi trường làm việc rõ ràng, công bằng và có kỷ luật.
- Tại sao cần: Thiết lập các quy tắc ứng xử, kỷ luật lao động, giải quyết tranh chấp nội bộ, là căn cứ để xử lý các vi phạm.
- Cần làm gì:
- Xác định các nội dung cốt lõi: Giờ giấc làm việc, quy định về nghỉ phép, quy trình giải quyết khiếu nại, các hành vi bị cấm, quy định về an toàn lao động, chính sách bảo mật thông tin.
- Soạn thảo NQLĐ: Đảm bảo không trái với Bộ luật Lao động. Nếu doanh nghiệp có từ 10 người lao động trở lên, NQLĐ cần phải đăng ký với cơ quan lao động địa phương.
- Phổ biến NQLĐ đến toàn bộ nhân viên: Tổ chức buổi họp phổ biến, yêu cầu ký xác nhận đã đọc và hiểu rõ.
Tháng 2: Chuẩn Hóa Quy Trình Tuyển Dụng và Hội Nhập Nhân Sự
Sau khi đã an toàn về mặt pháp lý, tháng thứ hai tập trung vào việc xây dựng nền tảng để thu hút và giữ chân nhân tài – yếu tố sống còn cho sự phát triển của SME.
1. Phát triển Quy trình Tuyển dụng tinh gọn
Một quy trình tuyển dụng rõ ràng giúp bạn tìm kiếm, sàng lọc và tuyển chọn ứng viên hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
- Tại sao cần: Đảm bảo sự công bằng, chuyên nghiệp trong tuyển dụng, tìm được đúng người, đúng việc, giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm.
- Cần làm gì:
- Xác định các bước cơ bản: Từ khi có nhu cầu tuyển dụng đến khi ứng viên nhận việc (nhận yêu cầu, đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn vòng 1, phỏng vấn vòng 2, gửi offer letter, ký HĐLĐ).
- Phân công trách nhiệm rõ ràng: Ai phụ trách bước nào? CEO, quản lý phòng ban, hay người phụ trách HR?
- Xây dựng công cụ hỗ trợ: Mẫu email từ chối, mẫu offer letter.
- Đánh giá hiệu quả: Theo dõi nguồn ứng viên, thời gian tuyển dụng, tỷ lệ chấp nhận offer.
2. Xây dựng Mẫu Mô tả Công việc (JD) chuẩn
Mô tả công việc (Job Description – JD) là bản đồ chỉ đường cho từng vị trí, giúp ứng viên hiểu rõ công việc và nhân viên hiện tại biết mình cần làm gì để đạt được mục tiêu.
- Tại sao cần: Hút ứng viên phù hợp, làm rõ vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng cho nhân viên, cơ sở để đánh giá hiệu suất.
- Cần làm gì:
- Xác định các thành phần cơ bản của JD: Tên vị trí, phòng ban, người báo cáo trực tiếp, mục tiêu công việc, trách nhiệm chính, yêu cầu về kỹ năng/kinh nghiệm/trình độ, quyền lợi.
- Phối hợp với quản lý các phòng ban: Để đảm bảo JD phản ánh đúng thực tế công việc và kỳ vọng.
- Xây dựng template JD chuẩn: Để áp dụng cho tất cả các vị trí trong tương lai, đảm bảo tính nhất quán.
3. Thiết lập Checklist Onboarding (Hội nhập) hiệu quả
Onboarding không chỉ là thủ tục hành chính mà là quá trình giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng với văn hóa, công việc và đội ngũ, từ đó phát huy tối đa năng lực.
- Tại sao cần: Giảm thời gian hòa nhập, tăng gắn kết, giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm, nâng cao năng suất của nhân viên mới.
- Cần làm gì:
- Giai đoạn Pre-boarding (Trước ngày nhận việc): Gửi thư chào mừng, danh sách tài liệu cần chuẩn bị, thông tin cơ bản về công ty, người hướng dẫn (nếu có).
- Ngày đầu tiên: Đón tiếp, giới thiệu đồng nghiệp, bàn giao thiết bị làm việc, phổ biến nội quy, văn hóa công ty, thiết lập tài khoản.
- Tuần đầu tiên: Đào tạo ban đầu về sản phẩm/dịch vụ, quy trình làm việc, thiết lập mục tiêu ban đầu, buổi gặp gỡ 1-1 với quản lý trực tiếp.
- Tháng đầu tiên: Theo dõi, hỗ trợ, phản hồi, đánh giá sơ bộ quá trình hòa nhập.
Tháng 3: Xây Dựng Nền Tảng Lương Thưởng và Đánh Giá Hiệu Suất
Trong tháng cuối cùng của lộ trình này, bạn sẽ đặt những viên gạch đầu tiên cho hệ thống lương thưởng và đánh giá hiệu suất – hai yếu tố then chốt để thúc đẩy động lực và công bằng trong doanh nghiệp.
1. Rà soát Bảng lương và Cấu trúc lương cơ bản
Một hệ thống lương thưởng công bằng và cạnh tranh là yếu tố quan trọng để thu hút và giữ chân nhân tài, đồng thời thúc đẩy hiệu suất làm việc.
- Tại sao cần: Đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trường, công bằng nội bộ, khuyến khích nhân viên, tối ưu chi phí.
- Cần làm gì:
- Phân tích thị trường: Tham khảo mức lương trung bình cho các vị trí tương đương trong ngành.
- Đánh giá cấu trúc lương hiện tại: Mức lương cơ bản, phụ cấp (điện thoại, ăn trưa, đi lại), hoa hồng, thưởng hiệu suất. Đảm bảo cấu trúc này minh bạch và dễ hiểu.
- Đề xuất khung lương sơ bộ: Đối với các vị trí chủ chốt, xác định khoảng lương phù hợp, có thể chia thành các bậc (entry, junior, senior).
- Lưu ý đến các yếu tố khác: Phụ cấp, phúc lợi (chế độ bảo hiểm cao cấp, đào tạo, team building).
2. Đề xuất Khung đánh giá hiệu suất đơn giản
Hệ thống đánh giá hiệu suất giúp doanh nghiệp nhận diện nhân viên xuất sắc, phát hiện điểm yếu cần cải thiện và đưa ra lộ trình phát triển phù hợp.
- Tại sao cần: Đặt ra kỳ vọng rõ ràng, cung cấp phản hồi xây dựng, thúc đẩy sự phát triển cá nhân và đóng góp vào mục tiêu chung của công ty.
- Cần làm gì:
- Xác định mục tiêu chính: Đánh giá để cải thiện hiệu suất, làm cơ sở cho tăng lương/thưởng, hoặc phát triển nhân sự.
- Chọn phương pháp đơn giản:
- Đánh giá theo Mục tiêu (MBO) hoặc OKR (Objectives and Key Results) phiên bản tinh gọn: Tập trung vào 3-5 mục tiêu chính cho mỗi cá nhân, dễ đo lường.
- Thang điểm đơn giản: Ví dụ: 1-Không đạt, 2-Cần cải thiện, 3-Đạt kỳ vọng, 4-Vượt kỳ vọng.
- Tần suất: Ban đầu, có thể là quý/năm hoặc kết thúc thử việc. Quan trọng là tạo thói quen phản hồi.
- Biểu mẫu đánh giá: Xây dựng một biểu mẫu đơn giản, tập trung vào kết quả công việc, thái độ và kỹ năng liên quan.
- Đào tạo quản lý: Hướng dẫn quản lý cách đánh giá công bằng và đưa ra phản hồi hiệu quả.
Lời Kết: Khởi Đầu Vững Chắc Cho Hành Trình Dài
Lộ trình 3 tháng đầu tiên này không phải là đích đến cuối cùng, mà là một khởi đầu vững chắc, đặt nền móng cho một phòng Nhân sự chuyên nghiệp tại SME của bạn. Bằng cách tập trung vào tuân thủ pháp luật, chuẩn hóa quy trình tuyển dụng – hội nhập và xây dựng nền tảng lương thưởng – đánh giá, bạn đã giải quyết những vấn đề cấp thiết nhất và tạo ra môi trường thuận lợi để thu hút, giữ chân và phát triển những nhân tài phù hợp.
Hãy nhớ rằng, xây dựng HR là một quá trình liên tục. Sau 3 tháng đầu tiên này, bạn sẽ có một nền tảng đủ mạnh để tiếp tục phát triển các mảng khác như đào tạo, phát triển sự nghiệp, văn hóa doanh nghiệp, và quản lý hiệu suất nâng cao. Điều quan trọng là bắt đầu ngay hôm nay và đi từng bước vững chắc. Lean-HR luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên hành trình này.
